Firma budowlana, faktury od znikających kontrahentów i przegrana przed sądem administracyjnym
Przedsiębiorca z branży budowlanej rozliczał się liniowo, ujmując w podatkowej księdze przychodów i rozchodów faktury od kilku spółek. Kontrola celno-skarbowa cofnęła się do 2019 roku i uznała, że część tych faktur nie dokumentuje żadnych rzeczywistych transakcji - to były tzw. puste faktury wystawione przez znikających podatników [1]. Efekt? Wyższe zobowiązanie podatkowe, przegrana przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Bydgoszczy i realne pieniądze, które trzeba było dopłacić fiskusowi wraz z odsetkami.
Ta historia nie jest wyjątkiem. W naszej praktyce widzimy, że kontrola urzędu skarbowego w spółce z o.o. i w jednoosobowej działalności gospodarczej najczęściej wykrywa te same, powtarzalne błędy w księgach podatkowych. Poniżej pokazujemy siedem z nich - z konkretnymi przykładami z orzecznictwa i wskazówkami, jak ich uniknąć.
Co właściwie sprawdza kontrola? Rzetelność i niewadliwość ksiąg
Punktem wyjścia każdej kontroli jest ocena, czy Twoja księga jest rzetelna (zgodna ze stanem faktycznym) i niewadliwa (prowadzona zgodnie z przepisami). Reguluje to art. 193 Ordynacji podatkowej - organ, który stwierdzi nierzetelność, może odrzucić księgę jako dowód w części dotkniętej wadą [3].
Co to oznacza w praktyce? Jeśli fiskus zakwestionuje choćby jedną grupę zapisów - na przykład koszty z konkretnych faktur - nie musi podważać całej księgi. Wystarczy, że wyłączy sporne kwoty z rozliczenia i doliczy podatek od różnicy, tak jak stało się w sprawie ze znikającymi podatnikami [1].
Błąd 1: nierzetelne faktury i ich konsekwencje podatkowe
To najpoważniejszy z siedmiu błędów - i zarazem ten, który generuje najwyższe doszacowania. W sprawie rozpatrywanej przez WSA w Bydgoszczy organ ustalił powiązania osobowe między spółkami-dostawcami, siedziby będące adresami wirtualnych biur oraz niespójne zeznania rzekomych kontrahentów co do zakresu usług [1].
Nierzetelne faktury niosą dotkliwe konsekwencje - wyłączenie wydatku z kosztów uzyskania przychodu, dopłata podatku z odsetkami, a przy większej skali także ryzyko odpowiedzialności karno-skarbowej. Zanim zaksięgujesz fakturę od nowego kontrahenta, sprawdź go w rejestrze VAT czynnych podatników i w KRS - to zajmuje pięć minut, a chroni przed wielotysięczną korektą.
Dla porządku: o księgach piszemy tu w szerokim znaczeniu. Jednoosobowa działalność najczęściej prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR), a spółka z o.o. - obligatoryjnie pełne księgi rachunkowe. Zasady rzetelności ewidencji i konsekwencje błędów opisane niżej dotyczą obu form.
Błąd 2: zaniżenie przychodów - gdy w księdze brakuje pełnych obrotów
Kontrola potrafi wykryć różnice liczone w setkach tysięcy złotych. W sprawie rozpatrywanej przez NSA organy stwierdziły zaniżenie przychodów z działalności gospodarczej o 518.534,58 zł, co doprowadziło do decyzji określającej zobowiązanie na poziomie ponad 300 tys. zł zamiast wykazanej przez podatnika straty [2].
NSA ostatecznie uchylił zarówno wyrok WSA w Krakowie, jak i decyzję organu - sprawa wróci do ponownego rozpoznania [2]. To pokazuje, że nawet częściowe uchylenie decyzji przez NSA nie przekreśla wszystkich ustaleń organu - w tej sprawie NSA potwierdził zasadność szacowania zaniżonych przychodów z usług transportowych i nierzetelność ksiąg w tym zakresie, uchylając decyzję jedynie co do sposobu wykazania braku związku wydatków z przychodami (naruszenie zasady dwuinstancyjności przy zmianie podstawy wyłączenia kosztów). Ryzyko takiej różnicy między księgą a rzeczywistymi obrotami pozostaje realne, niezależnie od finalnego rozstrzygnięcia konkretnej sprawy.
Błąd 3: koszty uzyskania przychodu - co można odliczyć, a co tylko wygląda na koszt
W tej samej sprawie organy wykazały zawyżenie kosztów uzyskania przychodów aż o 906.889,96 zł, a jednocześnie zaniżenie kosztów o 44.535,45 zł - błędy działały w obie strony jednocześnie [2]. To dobra ilustracja, że to, co można odliczyć jako koszt uzyskania przychodu, nie jest kwestią intuicji, tylko zgodności z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (dla JDG) i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (dla spółek) - wydatek musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zabezpieczenia lub zachowania jego źródła.
Mówiąc prościej: nie każdy wydatek firmowy jest kosztem podatkowym, a nie każdy koszt podatkowy jest wydatkiem faktycznie związanym z biznesem. Skoro wiesz już, jak duże kwoty potrafią urosnąć przy jednoczesnym zawyżeniu i zaniżeniu kosztów, sprawdźmy błąd, który wynika z niewłaściwej kwalifikacji konkretnej kategorii wydatków.
Błąd 4: reprezentacja i reklama w podatkach 2026 - myląca granica, która kosztuje najwięcej
Wyobraźmy sobie firmę z branży IT, która zaprasza kontrahentów na kolację w restauracji i księguje ją jako koszt reklamy. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT (odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT dla JDG) wydatki na reprezentację nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Granica jest jednak subtelniejsza, niż się potocznie przyjmuje: w orzecznictwie o kwalifikacji decyduje cel spotkania - jeśli kolacja służy omówieniu warunków kontraktu, a nie wystawności i kreowaniu prestiżu firmy, wydatek może się obronić jako koszt. Tym ważniejszy jest rzetelny opis faktury i udokumentowanie biznesowego celu spotkania.
Co to oznacza dla Twojej firmy? Reprezentacja i reklama w rozliczeniach na 2026 rok wciąż wymagają precyzyjnego rozgraniczenia - reklama (np. materiały promocyjne kierowane do nieograniczonego kręgu odbiorców) jest kosztem, a reprezentacja - czyli wydatek, którego wyłącznym lub dominującym celem jest kreowanie wizerunku firmy, a nie np. zwykły posiłek podczas rozmów biznesowych - kosztem nie jest. Kontrolerzy traktują tę granicę jako jeden z pierwszych punktów weryfikacji w każdej księdze.
Błąd 5: nieudokumentowane wydatki w firmie - koszt bez dowodu to problem, nie oszczędność
Załóżmy, że właściciel sklepu internetowego księguje paragon za paliwo, choć w tym samym czasie samochód firmowy stał w warsztacie - a więc nie da się wykazać związku wydatku z działalnością. Sam paragon nie jest tu problemem: paragon z NIP nabywcy do 450 zł brutto stanowi pełnoprawną fakturę uproszczoną (zasada ta obowiązuje do końca 2026 r. - od 2027 r. paragon z NIP nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną). Fiskus kwestionuje wydatek, gdy brakuje jego powiązania z przychodem albo z zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła - albo wpisuje do kosztów fakturę za sprzęt, którego nigdy nie było w firmie. Zgodnie z art. 180 Ordynacji podatkowej dowodem w postępowaniu podatkowym jest wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy - brak takiego dowodu działa na Twoją niekorzyść.
Nieudokumentowane wydatki w firmie to jeden z najczęstszych powodów wyłączenia kosztu z rozliczenia, bo organ nie ma obowiązku wierzyć podatnikowi na słowo. Rekomendujemy przechowywanie nie tylko faktury, ale i dowodu zapłaty, umowy czy protokołu odbioru - szczególnie przy transakcjach powyżej kilku tysięcy złotych.
Błąd 6: formalne braki na fakturach, które podważają prawo do odliczenia VAT
Nierzetelne faktury wywołują konsekwencje nie tylko w podatku dochodowym, ale przede wszystkim w VAT. Prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikające z art. 86 ustawy o VAT, dotyczy wyłącznie faktur dokumentujących rzeczywiste transakcje - brak zgodności danych sprzedawcy, nieaktualny NIP czy niespójność ilości towaru z dokumentami magazynowymi to sygnały, które kontrola wychwytuje automatycznie przy analizie plików JPK_VAT.
Pisaliśmy o tym szerzej w artykule o bałaganie w fakturach a kontroli skarbowej - drobne nieścisłości formalne rzadko są celowym oszustwem, ale w oczach organu wyglądają identycznie jak pierwsze ślady karuzeli VAT. Skoro znasz już błędy dotyczące pojedynczych transakcji, przejdźmy do błędu, który pojawia się przy zmianie struktury całego biznesu.
Błąd 7: brak odrębnego rozliczenia przy likwidacji lub zmianie formy działalności w trakcie roku
W sprawie rozpatrywanej przez NSA podatnik był wspólnikiem spółki cywilnej zlikwidowanej 31 marca 2015 r., a jednocześnie prowadził własną jednoosobową działalność - i właśnie to nakładanie się dwóch źródeł przychodu stało się dodatkowym źródłem błędów w rozliczeniu [2]. Przychody i koszty wspólnika spółki niebędącej osobą prawną rozlicza się proporcjonalnie do jego udziału, a likwidacja w trakcie roku wymaga precyzyjnego wydzielenia okresu działania spółki od okresu jej braku.
Dla Ciebie to znaczy, że każda zmiana formy prawnej w ciągu roku - likwidacja spółki cywilnej, przekształcenie JDG czy zamknięcie jednej działalności i otwarcie drugiej - wymaga osobnego rozliczenia przychodów i kosztów za każdy okres. Jeśli rozważasz taki krok, warto wcześniej sprawdzić, kiedy zmiana formy firmy faktycznie się opłaca. Pominięcie tego podziału to jeden z częstszych błędów, jakie widzimy przy księgach firm przechodzących reorganizację.
Jak wygląda kontrola urzędu skarbowego w spółce z o.o.?
Kontrola urzędu skarbowego w spółce z o.o. zwykle zaczyna się od analizy plików JPK_VAT i porównania ich z zapisami w księgach rachunkowych. Organ szuka rozbieżności między deklarowanym VAT a rzeczywistymi fakturami zakupu i sprzedaży, sprawdza powiązania z kontrahentami oraz - coraz częściej - analizuje przepływy bankowe.
W naszej praktyce pomogliśmy klientowi obronić się w sporze dotyczącym transakcji na ponad 3 mln zł, opisanym w case study wygranego sporu z urzędem skarbowym - kluczem była dokumentacja zgromadzona na bieżąco, a nie odtwarzana pod presją terminu kontroli. To pokazuje, że przygotowanie księgi na wypadek kontroli warto zacząć długo przed jej wszczęciem, nie w dniu doręczenia zawiadomienia.
Co robić, żeby kontrola nie zaskoczyła Twojej firmy
Znasz już siedem błędów, które kontrola wykrywa najczęściej. Poniżej pięć konkretnych działań, które realnie zmniejszają ryzyko doszacowania:
- Weryfikuj kontrahentów w rejestrze VAT i KRS przed zaksięgowaniem pierwszej faktury, szczególnie przy nowych dostawcach z branży budowlanej czy transportowej
- Rozdzielaj wydatki na reprezentację i reklamę już na etapie opisu faktury, nie dopiero przy rocznym rozliczeniu
- Gromadź dowody uzupełniające - umowy, protokoły odbioru, potwierdzenia zapłaty - dla każdego wydatku powyżej kilku tysięcy złotych
- Przy likwidacji lub przekształceniu firmy w trakcie roku zamykaj księgi na dzień zmiany i rozliczaj każdy okres osobno
- Sprawdzaj granicę między optymalizacją a nieprawidłowością - pisaliśmy o niej w artykule o legalnej granicy optymalizacji podatkowej
Podsumowanie: 7 błędów w księgach rachunkowych, które warto wyeliminować
Kontrola skarbowa nie szuka pojedynczego błędu - szuka wzorca. Puste faktury, zaniżone przychody, zawyżone koszty, źle zakwalifikowana reprezentacja, brak dokumentacji i niedopilnowane rozliczenie przy zmianie formy działalności - to siedem powtarzalnych scenariuszy, które widzimy w orzecznictwie i w naszej codziennej praktyce.
Największe ryzyko finansowe niesie księgowanie kosztów z faktur, które nie dokumentują rzeczywistych transakcji - tu doszacowania liczone są w dziesiątkach, a czasem setkach tysięcy złotych. Regularny przegląd ksiąg przed, a nie po wszczęciu kontroli, to jedyny sposób, żeby te błędy wychwycić zanim zrobi to urząd.
Najczęstsze pytania o błędy w księgach rachunkowych i kontrolę skarbową
Jakie błędy w księgach rachunkowych najczęściej wykrywa kontrola skarbowa? Najczęściej to nierzetelne faktury od znikających kontrahentów, zaniżenie przychodów, zawyżone koszty uzyskania przychodu, błędna kwalifikacja reprezentacji jako reklamy oraz brak dokumentacji potwierdzającej wydatek. Kontrola sprawdza je najpierw, analizując pliki JPK_VAT i porównując je z zapisami w księdze.
Czym są nierzetelne faktury i jakie niosą konsekwencje? To dokumenty, które nie potwierdzają rzeczywistej transakcji - np. wystawione przez znikających podatników lub firmy istniejące tylko na papierze. Konsekwencje to wyłączenie wydatku z kosztów podatkowych, dopłata podatku z odsetkami, a przy większej skali także odpowiedzialność karno-skarbowa.
Co można odliczyć jako koszt uzyskania przychodu w firmie? Kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zabezpieczenia lub zachowania jego źródła, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Nie każdy wydatek firmowy spełnia ten warunek - dlatego kontrola tak często kwestionuje właśnie tę kategorię zapisów.
Czym różni się reprezentacja od reklamy w rozliczeniach podatkowych 2026? Reklama, czyli np. materiały promocyjne kierowane do nieograniczonego kręgu odbiorców, jest kosztem podatkowym. Reprezentacja - czyli wydatek, którego wyłącznym lub dominującym celem jest kreowanie wizerunku firmy, a nie np. zwykły posiłek służący omówieniu warunków współpracy - kosztem nie jest, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.
Jak wygląda kontrola urzędu skarbowego w spółce z o.o.? Zwykle zaczyna się od analizy plików JPK_VAT i porównania ich z księgami rachunkowymi, a następnie obejmuje weryfikację kontrahentów i przepływów bankowych. Im wcześniej firma przygotuje dokumentację, tym mniejsze ryzyko doszacowania podatku.
W skrócie: co zapamiętać o błędach w księgach rachunkowych
- Kontrola skarbowa najczęściej wykrywa 7 powtarzalnych błędów: nierzetelne faktury, zaniżone przychody, zawyżone koszty, błędną kwalifikację reprezentacji, brak dokumentacji, formalne braki na fakturach i pominięcie rozliczenia przy zmianie formy działalności
- Najwyższe ryzyko finansowe niosą nierzetelne faktury - w opisanej sprawie doprowadziły do przegranej przed WSA w Bydgoszczy [1]
- Zgodnie z art. 193 Ordynacji podatkowej organ może odrzucić jako dowód tylko część księgi dotkniętą wadą, nie całość [3]
- Reprezentacja - czyli wydatek, którego wyłącznym lub dominującym celem jest kreowanie wizerunku firmy - co do zasady nie jest kosztem podatkowym, w przeciwieństwie do reklamy kierowanej do nieograniczonego kręgu odbiorców; zwykły posiłek biznesowy (np. w celu omówienia kontraktu) może być kosztem
- Regularny przegląd ksiąg przed kontrolą, a nie po jej wszczęciu, to najskuteczniejszy sposób ograniczenia ryzyka doszacowania podatku
Potrzebujesz przeglądu ksiąg przed kontrolą? Skontaktuj się z Kancelarią Piskorek
Nie musisz czekać na zawiadomienie o kontroli, żeby dowiedzieć się, czy Twoja księga jest bezpieczna. Sprawdzimy ją za Ciebie i wskażemy dokładnie, co poprawić, zanim zrobi to urząd.
- Audyt podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ksiąg rachunkowych spółki pod kątem rzetelności i niewadliwości
- Weryfikacja kontrahentów i transakcji ryzykownych przed zaksięgowaniem faktury
- Wsparcie w toku kontroli celno-skarbowej i postępowania podatkowego
- Stały nadzór księgowy ograniczający ryzyko błędów - opisany w "Nadzór księgowy - Kancelaria Piskorek"
- Doradztwo przy przekształceniach i likwidacji spółek, gdzie ryzyko błędnego rozliczenia jest najwyższe
Zadzwoń, a wspólnie przejdziemy przez Twoje księgi - policzymy, gdzie jest ryzyko i jak je ograniczyć: tel. 81 710 80 50 lub biuro@piskorektax.pl.
Przypisy
Autor artykułu
