Zarząd odpowiada za księgi spółki - nawet jeśli nigdy nie dotknął faktur
Wyobraź sobie zarząd, który nigdy nie zalogował się do systemu księgowego i nie widział ani jednej faktury – wychodząc z założenia, że od wszystkiego jest zewnętrzne biuro rachunkowe. Czy w razie błędu to biuro odpowie przed urzędem skarbowym?
Nie.
Odpowiedzialność za prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych spółki spoczywa na zarządzie, niezależnie od tego, kto faktycznie wprowadza dane do systemu finansowo-księgowego. Kwestię tę wprost reguluje ustawa o rachunkowości:
„Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości (...) zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy (...) za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej”.
Co to oznacza w praktyce? Jeśli w Twojej spółce funkcjonuje zarząd wieloosobowy, statusem „kierownika jednostki” objęci są solidarnie wszyscy jego członkowie.
W konsekwencji wszyscy ponoszą odpowiedzialność osobistą, chyba że wewnątrzspółkowym aktem (np. uchwałą zarządu o podziale obowiązków) formalnie wyznaczono do tego zadania tylko jedną, konkretną osobę. Samo powierzenie księgowości zewnętrznemu podmiotowi nie zdejmuje z zarządu ustawowych obowiązków nadzorczych, o ile nie doszło do wyraźnego, pisemnego przejęcia tej odpowiedzialności przez biuro rachunkowe w granicach dopuszczalnych przez prawo.
Grzywna - odpowiedzialność karnoskarbowa księgowego i biura rachunkowego
Odpowiedzialność zarządu za rzetelność ksiąg rachunkowych to kwestia prawa bilansowego. Osobista odpowiedzialność karna konkretnego człowieka za przestępstwa lub wykroczenia skarbowe to zupełnie inna sprawa – i na tym polu rozkład sił drastycznie się zmienia.
Podczas gdy spółka jako podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za samo zobowiązanie podatkowe (zaległość, odsetki za zwłokę), to osoba fizyczna, która faktycznie zajmuje się sprawami finansowymi firmy, może ponieść osobistą odpowiedzialność karnoskarbową na podstawie art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego (k.k.s.). Przepis ten rzuca szeroką sieć: obejmuje każdego, kto na mocy umowy, przepisu prawa lub nawet faktycznego wykonywania czynności zajmuje się sprawami gospodarczymi, w tym finansowymi, danego podmiotu.
W praktyce oznacza to, że jeśli pracownik zewnętrznego biura rachunkowego świadomie zaniży podatek, wadliwie zaksięguje dowód czy zatai operację gospodarczą, to on – jako sprawca – poniesie osobistą odpowiedzialność karną skarbową (np. zapłaci osobistą grzywnę).
Ważne zastrzeżenie (art. 116 Ordynacji podatkowej): Choć grzywna z KKS uderzy personalnie w sprawcę (np. księgowego), spółka nadal musi uregulować zaległość podatkową wraz z odsetkami. Jeśli spółka nie będzie w stanie tego zrobić i egzekucja wobec niej okaże się bezskuteczna, fiskus może przenieść ten dług bezpośrednio na prywatny majątek członków zarządu na podstawie art. 116 Ordynacji podatkowej.
Właśnie dlatego systemowy bałagan w dokumentacji jest dla inspektorów skarbowych jasnym sygnałem do działania. Dla przedsiębiorcy wniosek jest jeden: konstruując umowę z biurem rachunkowym, należy precyzyjnie rozgraniczyć kompetencje i jasno określić, kto odpowiada za ostateczną akceptację dokumentów, a kto podejmuje autonomiczne decyzje o sposobie ich ujęcia w księgach. Tylko w ten sposób zarząd może wykazać przed urzędem, że dopełnił należytej staranności w nadzorze i nie powinien odpowiadać za błędy osób trzecich.
Nowelizacja Ordynacji podatkowej - co się zmienia dla zarządów i księgowych
Warto śledzić zmiany w prawie podatkowym, jeśli Twoja spółka rozlicza VAT, CIT lub PIT i korzysta z zewnętrznej obsługi księgowej. Już 1 października 2026 r. wchodzi w życie istotna nowelizacja ustawy – Ordynacja podatkowa z 29 maja 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 846).
Wprowadza ona szereg uproszczeń proceduralnych – m.in. zniesienie uciążliwego obowiązku raportowania krajowych schematów podatkowych (MDR) oraz automatyzację zwrotu mniejszych nadpłat (do 10 tys. zł) wynikających z korekt deklaracji. Równolegle w procesie legislacyjnym znajdują się głębokie zmiany dotyczące art. 116 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z wytycznymi TSUE mają one dać członkom zarządu silniejsze instrumenty procesowe w sporach z fiskusem – w tym wyraźne prawo do merytorycznego kwestionowania długu samej spółki oraz pełny dostęp do akt postępowania wymiarowego.
Choć te reformy nie zmieniają fundamentalnej zasady, że to zarząd (a nie zewnętrzne biuro rachunkowe) odpowiada przed urzędem za zobowiązania podatkowe, to nowe realia proceduralne wymuszają pilną weryfikację struktur nadzoru nad rozliczeniami. Zanim przepisy zaczną w pełni obowiązywać, sprawdzimy z Tobą, jak wpłyną one na Twoją konkretną strukturę organizacyjną – zwłaszcza jeśli korzystasz z outsourcingu księgowości lub planujesz zmianę biura rachunkowego jeszcze w tym roku.
Jak zabezpieczyć spółkę przed odpowiedzialnością za błędy w księgach - 4 kroki
Skoro wiesz już, jak rozkłada się odpowiedzialność między zarząd, księgowego a biuro rachunkowe, czas przekuć teorię w praktykę i zadbać o to, aby Twoja spółka nie płaciła za cudze błędy. Oto cztery filary bezpiecznego zarządzania finansami firmy:
Precyzyjna umowa z biurem rachunkowym.
Standardowy szablon umowy to za mało. Kontrakt musi precyzyjnie określać zakres obowiązków obu stron oraz – co kluczowe – zawierać wyraźne, pisemne oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości. Taki zapis nie zwalnia zarządu z nadzoru, ale stanowi fundament pod ewentualne roszczenia regresowe (zwrot poniesionych kosztów).
Wewnętrzne procedury akceptacji dokumentów.
Biuro rachunkowe księguje to, co otrzyma. Jeśli dostanie wadliwe lub fikcyjne dokumenty, wprowadzi je do systemu. Kluczowe jest stworzenie procedury, która określa, kto w spółce merytorycznie i formalnie zatwierdza faktury przed ich przekazaniem do księgowości. Pamiętaj, że księgi muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco, a wszelkie błędy należy korygować wyłącznie w sposób ściśle określony w art. 25 ustawy o rachunkowości (np. przez wprowadzenie dowodu korygującego, a nie zamazywanie czy usuwanie wpisów z systemu).
Strukturalny nadzór zarządu nad raportami finansowymi.
Zlecenie księgowości na zewnątrz nie oznacza odcięcia się od finansów. Krótki, comiesięczny przegląd raportów pozwala wychwycić anomalie (np. nagły wzrost kosztów, rozbieżności w podatkach), zanim staną się one przedmiotem kontroli skarbowej. Jeśli zarząd nie ma na to czasu lub odpowiednich kompetencji, warto wdrożyć zewnętrzny nadzór właścicielski lub audyt procedur księgowych (tzw. nadzór nad księgowością), który obiektywnie zweryfikuje pracę biura.
Ubezpieczenie OC członków zarządu i księgowych.
Procedury minimalizują ryzyko, ale go nie eliminują. Ostatnią linią obrony jest odpowiednie zabezpieczenie finansowe. Przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym zażądaj aktualnej polisy OC podmiotu (warto sprawdzić wysokość sumy gwarancyjnej). Równolegle, jako członek zarządu, rozważ wykupienie indywidualnego ubezpieczenia D&O, które chroni majątek prywatny menedżerów przed skutkami decyzji biznesowych i ewentualnych błędów w nadzorze.
Żaden z tych kroków nie zadziała w pojedynkę – dopiero połączone tworzą realną tarczę ochronną dla spółki i jej organów. Aby ta tarcza była skuteczna, treść umowy z biurem oraz wewnętrzne regulacje warto skonsultować z doradcą podatkowym lub adwokatem jeszcze przed podpisaniem dokumentów – zanim dojdzie do sporu o odpowiedzialność.
Skontaktuj się z Kancelarią Piskorek
Nie czekaj, aż kontrola skarbowa sama rozstrzygnie, kto w Twojej spółce odpowiada za błędy w księgach. Skuteczna ochrona majątku spółki oraz osobistego majątku członków zarządu wymaga działania wyprzedzającego.
Zadbaj o spokój prawny swojej firmy już teraz. Skontaktuj się z nami:
- Telefon: 81 710 80 50
- E-mail: biuro@piskorektax.pl
Odpowiemy szybko, konkretnie i z pełnym zaangażowaniem procesowym.
Autor artykułu
