Jak sprawdzić, czy moja księgowość działa poprawnie? Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorcy

Sygnały ostrzegawcze, których nie wolno ignorować

Pytasz biuro rachunkowe o wynik finansowy za miniony miesiąc i słyszysz wymijającą odpowiedź? To nie jest drobiazg organizacyjny, lecz sygnał ostrzegawczy świadczący o naruszeniu standardów prawidłowości ewidencji. Jeśli zastanawiasz się, jak zweryfikować jakość obsługi księgowej, zacznij od prostego testu: poproś o bieżące zestawienie obrotów i sald (tzw. obrotówkę).

Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Ustawową definicję bieżącego prowadzenia ksiąg precyzuje art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości:

• Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej musi być sporządzane za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca.
• Ustawa nie wyznacza sztywnego dnia (np. 15. dnia kolejnego miesiąca), lecz nakazuje sporządzenie zestawienia w terminie umożliwiającym terminowe złożenie deklaracji podatkowych (np. JPK_V7 do 25. dnia miesiąca czy zaliczek na CIT) oraz sporządzenie sprawozdań finansowych.

Jeżeli biuro rachunkowe nie jest w stanie wygenerować tego zestawienia po upływie terminów deklaracyjnych, księgi mogą zostać uznane przez organ podatkowy za wadliwe (art. 193 § 2 Ordynacji podatkowej). Dla osób odpowiedzialnych za finanse jednostki rodzi to ryzyko zarzutów z art. 60 Kodeksu karnego skarbowego za prowadzenie księgi w sposób wadliwy.

Pamiętaj, że powierzenie księgowości podmiotowi zewnętrznemu nie zdejmuje z zarządu odpowiedzialności z tytułu nadzoru (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości) - brak bieżącej kontroli nad dokumentami to jeden z pierwszych uchybień ujawnianych podczas kontroli skarbowej.

Samodzielna kontrola dokumentacji księgowej i podatkowej

Nie musisz być księgowym, żeby zrobić pierwszy audyt. Poproś biuro rachunkowe o trzy dokumenty: dokumentację polityki rachunkowości, ostatnie zestawienie obrotów i sald oraz dokumenty z ostatniej inwentaryzacji.

Jednostka ma bezwzględny obowiązek posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości na podstawie art. 10 ustawy o rachunkowości ^[1]. Z kolei dowody księgowe muszą być rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej (art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości) ^[1]. Każdy zapis w księgach musi mieć pokrycie w faktach, a nie jedynie w deklaracjach księgowej - uchybienia w tym zakresie potrafią narastać miesiącami, deformując wynik finansowy.

Wyobraźmy sobie firmę transportową, w której zaniechano inwentaryzacji taboru i wyposażenia. Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości stan aktywów ustala się co do zasady na ostatni dzień każdego roku obrotowego (ustawa dopuszcza inwentaryzację środków trwałych raz na 4 lata wyłącznie dla nieruchomości oraz maszyn i urządzeń znajdujących się na terenie strzeżonym - art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, co z reguły wyklucza flotę pojazdów w ciągłym ruchu) ^[1]. Zaniechanie spisu floty to prosta droga do zafałszowania bilansu, wadliwości ksiąg i bezpośredniej odpowiedzialności zarządu z art. 4a ustawy o rachunkowości.

Kiedy warto skonsultować się z niezależnym ekspertem od księgowości

Samodzielny przegląd dokumentów ma granice. Jeśli widzisz rozbieżności, których biuro nie potrafi przekonująco wyjaśnić, czas sięgnąć po niezależne wsparcie.

Jako kierownik jednostki (członek zarządu) ponosisz ustawową odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Co prawda prowadzenie ksiąg można powierzyć podmiotowi zewnętrznemu za pisemnym potwierdzeniem przyjęcia odpowiedzialności (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości), jednak przepis ten wprost zastrzega, że zarząd nadal ponosi pełną odpowiedzialność z tytułu nadzoru.

W praktyce oznacza to, że sama umowa z biurem rachunkowym nie zwalnia Cię z odpowiedzialności przed urzędem skarbowym czy sądem (w tym na gruncie art. 4a ustawy o rachunkowości oraz art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego). Niezależna weryfikacja zewnętrzna staje się koniecznością zwłaszcza przy transakcjach o znacznej wartości, zmianach w strukturze majątku czy powtarzających się rozbieżnościach w plikach JPK_V7. Taką funkcję ochronną pełni audytor lub zewnętrzny nadzór prawno-księgowy, weryfikujący księgi równolegle do bieżącej pracy biura rachunkowego.

Skontaktuj się z Kancelarią Piskorek

Jeśli po lekturze masz więcej pytań niż odpowiedzi, nie zostawiaj tego przypadkowi. Przeprowadzimy niezależny przegląd Twojej księgowości i powiemy wprost, czy jest się czego obawiać. Zadzwoń pod numer 81 710 80 50 lub napisz na biuro@piskorektax.pl - sprawdzimy to razem.

Przypisy

1. art. 24, art. 10, art. 22, art. 26, art. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 poz. 591 z późn. zm.) ↩

Opublikowano: 2 października, 2026