Rejestracja spółki online. Od pomysłu do wpisu w KRS

Koszt założenia spółki przez internet to 350 zł opłat obowiązkowych: 250 zł opłaty sądowej i 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Do tego dochodzi podatek PCC w wysokości 0,5% od kapitału zakładowego pomniejszonego o opłaty. Przy rejestracji tradycyjnej opłaty sądowe rosną do 600 zł, a dodatkowo płacisz taksę notarialną zależną od wysokości kapitału. Osobną pozycją jest wynagrodzenie za pomoc w rejestracji, które zawsze podajemy z góry.

System S24 zakłada rozpoznanie wniosku w ciągu jednego dnia roboczego, w praktyce kompletny wniosek czeka na wpis od jednego do kilku dni. Kluczowe słowo to kompletny: każdy brak formalny oznacza wezwanie sądu i wydłużenie sprawy o tygodnie. Rejestracja tradycyjna, przez Portal Rejestrów Sądowych, trwa zwykle od jednego do trzech tygodni.

Każdy wspólnik i członek zarządu potrzebuje konta w systemie S24 oraz profilu zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Trzeba przygotować firmę spółki, adres siedziby, wysokość kapitału zakładowego (minimum 5000 zł), listę wspólników z podziałem udziałów oraz kody PKD. Umowę spółki tworzy się w systemie na podstawie wzorca, wybierając spośród dostępnych wariantów.

Najwięcej problemów sprawiają źle dobrane warianty wzorca umowy, przypadkowe kody PKD, błędy w danych wspólników oraz podpisy złożone przez niewłaściwe osoby lub w złej kolejności. Druga grupa to zaniedbane obowiązki po wpisie: PCC, CRBR, NIP-8 i VAT-R. Sam wpis do KRS to dopiero połowa drogi, a kary za spóźnione zgłoszenia wielokrotnie przewyższają koszt profesjonalnej pomocy. Najczęstsze wpadki opisujemy we wpisie 10 błędów przy rejestracji spółki online w S24.

Zaletą wzorca jest tempo i cena: spółka powstaje w kilka dni, bez notariusza i przy niższych opłatach. Wadą jest sztywność: wzorzec dopuszcza wyłącznie wkłady pieniężne, rok obrotowy pokrywający się z kalendarzowym i zamkniętą listę postanowień. Jeżeli planujesz aporty, inwestora, uprzywilejowanie udziałów albo nietypowe zasady wyjścia wspólnika ze spółki, od początku lepsza będzie umowa indywidualna u notariusza. Temat rozwijamy w artykule Umowa spółki z S24: czy warto?.

Tak. Część zmian przeprowadzisz wzorcem uchwały bezpośrednio w systemie S24. Zmiany wykraczające poza wzorzec wymagają protokołu notarialnego i od tego momentu spółka jest obsługiwana wyłącznie poza systemem. To kolejny powód, aby warianty umowy przemyśleć na starcie, zamiast poprawiać je po rejestracji.

W ciągu 14 dni od zawarcia umowy trzeba złożyć deklarację PCC-3 i zapłacić podatek. Zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do CRBR ma termin 14 dni roboczych od wpisu, a kary za spóźnienie sięgają nawet 1 miliona złotych. Do tego dochodzą NIP-8 z danymi uzupełniającymi w ciągu 21 dni oraz VAT-R przed pierwszą sprzedażą, jeżeli spółka ma być podatnikiem VAT.

Tak, pod warunkiem że dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym, który wymaga numeru PESEL. Cudzoziemiec bez numeru PESEL najczęściej korzysta z podpisu kwalifikowanego wydanego w Unii Europejskiej. Pomagamy dobrać właściwą ścieżkę, a gdy podpis elektroniczny nie wchodzi w grę, przeprowadzamy rejestrację notarialną przez pełnomocnika.

Do samej rejestracji nie, ale spółka z o.o. prowadzi pełne księgi rachunkowe od pierwszego dnia, a pierwszy dokument księgowy pojawia się szybciej, niż większość wspólników się spodziewa. Warto mieć księgowość ustawioną przed pierwszą fakturą, wraz z polityką rachunkowości i planem kont. U nas rejestracja i księgowość działają jak jeden proces. Jeżeli wciąż wahasz się między działalnością a spółką, pomoże Ci nasze porównanie JDG czy sp. z o.o..

Przechodzimy z Tobą przez wszystkie etapy: wybór formy i wariantów umowy, przygotowanie dokumentów, rejestrację w S24 lub u notariusza, korespondencję z sądem oraz komplet zgłoszeń po wpisie. Doradzamy też podatkowo, na przykład czy spółka powinna od razu wybrać estoński CIT. Odpowiadamy za efekt: spółka wpisana do KRS i gotowa do wystawienia pierwszej faktury.