Nadzór księgowy. Główny księgowy na godziny

Nadzór księgowy to regularna, niezależna weryfikacja pracy księgowości: kontrola zapisów i uzgodnień, przegląd deklaracji oraz plików JPK przed wysyłką, pilnowanie zamknięć miesiąca i roku oraz raportowanie ryzyk zarządowi. Księgowość dalej pracuje u Ciebie lub w biurze rachunkowym, a my odpowiadamy za to, aby jej efekty były poprawne, terminowe i zgodne z przepisami. Kalendarz zamknięcia roku znajdziesz we wpisie Sprawozdanie finansowe bez stresu.

Księgowość rejestruje zdarzenia: księguje faktury, liczy płace, składa deklaracje. Nadzór patrzy na ten proces z góry: sprawdza poprawność, wychwytuje błędy, ocenia ryzyka podatkowe i tłumaczy liczby zarządowi. To rozdzielenie ról działa jak zasada drugiej pary oczu w banku: ten, kto księguje, nie kontroluje sam siebie. Różnice pokazujemy też we wpisie Czym nadzór księgowy różni się od zwykłej obsługi księgowej?.

Firmy, które wyrosły z prostej księgowości, ale nie mają jeszcze skali na pełny etat głównego księgowego: zwykle spółki zatrudniające od kilku do kilkudziesięciu osób. Także firmy, w których główny księgowy właśnie odszedł, oraz zarządy chcące niezależnej kontroli nad biurem rachunkowym. Główny księgowy na godziny daje te same kompetencje przy koszcie kilkukrotnie niższym niż etat.

Zaczynamy od uzgodnienia sald kont z dokumentami źródłowymi, bankiem i rozrachunkami z kontrahentami. Sprawdzamy kompletność księgowań, poprawność stawek VAT, rozliczenia międzyokresowe, rezerwy i amortyzację. Wynik zestawiamy z deklaracjami i JPK. Efektem jest raport: co jest poprawne, co wymaga korekty i jakie kwoty wchodzą w grę.

Audyt podatkowy to przegląd rozliczeń wybranych podatków za wskazany okres: CIT lub PIT, VAT, podatek u źródła, ZUS. Badamy dokumenty i księgi tak, jak zrobiłby to urząd podczas kontroli, wskazujemy ryzyka wraz z szacunkiem kwot oraz rekomendujemy korekty i zmiany procedur. Audyt zamawiany jest najczęściej przed spodziewaną kontrolą, przy zakupie spółki oraz po zmianie księgowości. Audyt bywa też początkiem legalnej optymalizacji podatkowej.

Najpierw inwentaryzujemy stan: które okresy są niezaksięgowane, jakich deklaracji i sprawozdań brakuje, gdzie są rozjazdy. Potem porządkujemy księgi chronologicznie, składamy zaległe deklaracje i korekty, przygotowujemy sprawozdania finansowe i, jeśli trzeba, czynny żal. Firma przez cały czas normalnie działa. Typowe zaległości roczne wyprowadzamy w ciągu kilku tygodni.

Tak, to jeden z najczęstszych scenariuszy. Biuro rachunkowe księguje na podstawie dokumentów, które dostaje, i zwykle nie zna firmy od środka. Nadzór weryfikuje efekty pracy biura, pilnuje spójności ksiąg z rzeczywistością gospodarczą i reprezentuje Twój interes w rozmowach z biurem. Zarząd przestaje być zakładnikiem jednego usługodawcy. Jeżeli rozważasz zmianę usługodawcy, przeczytaj wpis Zmiana biura rachunkowego krok po kroku.

Za rachunkowość jednostki odpowiada jej kierownik, czyli w spółce zarząd, i tej odpowiedzialności nie przenosi umowa z biurem rachunkowym. Błędy księgowej można reklamować i egzekwować z jej polisy, ale grzywny za nierzetelne księgi czy zaległości podatkowe obciążają firmę i zarząd. Właśnie dlatego niezależny nadzór traktujemy jako polisę dla członków zarządu. Temat rozwijamy w artykule Kto odpowiada za błędy w księgach spółki?.

Stały nadzór rozliczamy miesięcznym abonamentem zależnym od wielkości firmy, liczby dokumentów i zakresu weryfikacji: w praktyce to ułamek kosztu etatu głównego księgowego. Jednorazowe przeglądy i audyty wyceniamy po wstępnej rozmowie o skali i okresie badania. W obu wariantach cena jest znana przed rozpoczęciem prac.

Standardowo startujemy w ciągu tygodnia lub dwóch: potrzebujemy dostępu do systemu księgowego, ostatnich sprawozdań i krótkiego warsztatu z zespołem. Pierwszy miesiąc to diagnoza i uporządkowanie kalendarza zamknięć, od drugiego nadzór działa pełnym rytmem. W sytuacjach awaryjnych, na przykład po nagłym odejściu księgowej, jesteśmy w stanie przejąć nadzór z dnia na dzień.