Kto musi mieć adres do e-Doręczeń w spółce - nie tylko duże firmy
Wielu przedsiębiorców wciąż zakłada, że adres do e-Doręczeń dotyczy wyłącznie instytucji publicznych i największych korporacji. W rzeczywistości obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) wpisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE) obejmuje każdą spółkę wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS - w tym spółki z o.o., akcyjne, jawne oraz komandytowe - bez względu na wielkość obrotów czy liczbę wspólników (art. 9 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych).
Kto formalnie ma prawo założyć i aktywować taki adres? W spółce z o.o. wniosek składa zarząd, stosując zasady reprezentacji określone w umowie spółki oraz w art. 204-205 Kodeksu spółek handlowych [1]. Trzeba przy tym ściśle odróżnić reprezentację czynną od biernej:
-
art. 205 § 1 KSH reguluje składanie oświadczeń woli na zewnątrz (reprezentacja czynna) - jeśli umowa spółki przewiduje reprezentację wieloosobową, wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń wymaga współdziałania dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem;
-
art. 205 § 2 KSH dotyczy wyłącznie reprezentacji biernej, czyli odbioru pism i oświadczeń kierowanych do spółki (do czego uprawniony jest każdy członek zarządu jednoosobowo).
Oznacza to, że pojedynczy członek zarządu w spółce z reprezentacją łączną nie może samodzielnie złożyć ważnego wniosku o utworzenie adresu ADE.
W spółkach osobowych zasady są analogiczne: w spółce jawnej wniosek składają wspólnicy uprawnieni do reprezentacji (art. 29 KSH), a w spółce komandytowej komplementariusze niewyłączeni od prowadzenia spraw spółki (art. 106 KSH). Złożenie wniosku przez osobę nieumocowaną skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych lub pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.
Po utworzeniu adresu zarząd wyznacza tzw. zarządcę skrzynki (art. 19 ustawy o doręczeniach elektronicznych) - osobę fizyczną uprawnioną do bieżącego odbioru i wysyłania korespondencji urzędowej.
Jak założyć adres do e-Doręczeń w spółce - krok po kroku
Adres do doręczeń elektronicznych (ADE) rejestruje się wyłącznie drogą elektroniczną w bazie adresów elektronicznych (BAE). Wniosek składa się przez dedykowany portal rządowy, a podpisują go osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu - kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym (Profil Zaufany) lub podpisem osobistym (zaawansowany podpis w e-dowodzie).
Dane spółki i sposób jej reprezentacji weryfikowane są automatycznie na podstawie wpisu w rejestrze przedsiębiorców KRS. Jeżeli formalności realizuje w Twoim imieniu pełnomocnik (np. adwokat, doradca podatkowy lub biuro rachunkowe), konieczne jest załączenie pełnomocnictwa szczególnego. Udzielenie takiego pełnomocnictwa musi bezwzględnie odpowiadać zasadom reprezentacji czynnej spółki - w spółce z o.o. z zarządem wieloosobowym pełnomocnictwo muszą podpisać osoby uprawnione zgodnie z art. 205 § 1 Kodeksu spółek handlowych (np. dwaj członkowie zarządu lub członek zarządu łącznie z prokurentem) [1].
Rekomendujemy, aby proces wnioskowania, wyznaczenia zarządcy skrzynki (art. 19 ustawy o doręczeniach elektronicznych) oraz konfiguracji automatycznych powiadomień SMS/e-mail powierzyć profesjonalnemu pełnomocnikowi. Eliminuje to ryzyko błędów formalnych przy reprezentacji łącznej, gdzie konieczne jest sprawne i jednoczesne podpisanie dokumentu elektronicznego przez kilku członków zarządu.
Nie sprawdzasz skrzynki e-Doręczeń? Termin i tak biegnie
Brak aktywnego adresu do e-Doręczeń albo brak bieżącego monitoringu skrzynki nie oznacza, że korespondencja nie wywoła skutków prawnych. Oznacza jedynie, że spółka może utracić prawo do obrony swoich interesów bez wiedzy zarządu.
W obrocie prywatnoprawnym oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej uważa się za złożone z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w sposób umożliwiający adresatowi zapoznanie się z jego treścią (art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego) [2]. Z kolei w relacjach z organami administracji publicznej i sądami zastosowanie znajdują rygorystyczne reguły doręczeń urzędowych wynikające z ustawy o doręczeniach elektronicznych:
-
korespondencję uznaje się za doręczoną w chwili wystawienia dowodu odebrania (art. 41 u.d.e.);
-
w przypadku braku odebrania pisma, doręczenie uważa się za dokonane po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu (art. 42 u.d.e.).
Po upływie tego terminu następuje ustawowa fikcja doręczenia, a terminy procesowe na wniesienie odwołania, skargi, zażalenia czy udzielenie wyjaśnień rozpoczynają bieg bezpowrotnie.
Mechanizm ten obrazuje ryzyko operacyjne w spółce z o.o., w której dostęp do skrzynki ADE posiada wyłącznie jeden członek zarządu przebywający na dłuższym zwolnieniu lub urlopie. Wpływające wezwanie urzędu skarbowego lub nakaz zapłaty po 14 dniach zostają uznane za skutecznie doręczone. Spółka dowiaduje się o sprawie dopiero na etapie egzekucji komorniczej lub zajęcia rachunku bankowego.
Z tego względu wdrożenie procedury zastępstw oraz nadanie uprawnień do skrzynki więcej niż jednej osobie (lub profesjonalnemu pełnomocnikowi) stanowi elementarny standard compliance, eliminujący ryzyko uprawomocnienia się niekorzystnych decyzji podatkowych i orzeczeń sądowych.
Błąd urzędu w e-Doręczeniach: wyrok NSA nie daje gwarancji bezpieczeństwa
Doręczenia elektroniczne w procedurze podatkowej bywają zarzewiem ostrych sporów procesowych - a błędy w tym obszarze zamykają drogę do merytorycznej obrony przed organami. Problem ten ilustruje orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego dotyczące pism doręczanych za pośrednictwem portalu e-Urząd Skarbowy. W jednej ze spraw organ doręczył pełnomocnikowi decyzję wymiarową w podatku VAT wyłącznie na konto w systemie teleinformatycznym, uznając po 14 dniach skutek doręczenia zastępczego (fikcji doręczenia).
NSA zakwestionował automatyzm organu i uchylił postanowienie o uchybieniu terminu. Sąd orzekł, że w specyfice doręczeń na konto w e-US - przy braku prawidłowego zawiadomienia pełnomocnika o korespondencji - za dzień doręczenia należało uznać dopiero dzień faktycznego pobrania dokumentu przez pełnomocnika, co otworzyło bieg terminu do wniesienia odwołania.
Z orzeczenia tego płynie jednak wniosek ostrzegawczy, a nie uspokajający:
-
Odmienność reżimów prawnych: korzystne rozstrzygnięcie dotyczące uchybień technicznych w e-Urzędzie Skarbowym nie chroni przedsiębiorcy w systemie powszechnych e-Doręczeń. Na gruncie art. 42 ustawy o doręczeniach elektronicznych brak odebrania przesyłki w terminie 14 dni od jej wpływu na skrzynkę ADE skutkuje bezwzględną, ustawową fikcją doręczenia.
-
Koszt i ryzyko sporu: dowodzenie przed sądem administracyjnym wadliwości doręczenia wymaga przejścia wieloletniej procedury sądowej, podczas gdy nieostateczna decyzja podatkowa może podlegać rygorowi natychmiastowej wykonalności lub zabezpieczeniu na majątku spółki.
W ramach standardów tax compliance rekomendujemy, aby skrzynka e-Doręczeń (ADE) oraz konta w systemach skarbowych były weryfikowane w każdy dzień roboczy. Precyzyjny podział ról w spółce oraz wyznaczenie zastępców zarządcy skrzynki to jedyny skuteczny sposób na zabezpieczenie 14-dniowego terminu na odwołanie od decyzji (art. 223 Ordynacji podatkowej) oraz 7-dniowego terminu na wniesienie zażalenia na postanowienie (art. 236 Ordynacji podatkowej).
Skontaktuj się z Kancelarią Piskorek
Zakładanie i obsługa adresu do e-Doręczeń to więcej niż formalność techniczna - błąd w reprezentacji spółki albo przegapione powiadomienie może kosztować Cię termin procesowy lub podatkowy. Pomagamy spółkom bezpiecznie wdrożyć adres do e-Doręczeń i ustawić monitoring korespondencji, żeby nikt w firmie nie przegapił ważnego pisma. Zadzwoń pod numer 81 710 80 50 albo napisz na biuro@piskorektax.pl - policzymy, co warto zrobić w Twojej spółce.
Przypisy
Autor artykułu
