Kiedy zagraniczny kontrahent nie wystawia faktury przez KSeF
Masz kontrahentów z Niemiec, Holandii lub spoza Unii Europejskiej i rozliczasz z nimi transakcje w procedurze samofakturowania (self-billing)? Dobra wiadomość – nie każda transakcja zagraniczna podlega pod obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), działający w Polsce na podstawie art. 106ga ustawy o VAT.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) potwierdził w interpretacjach dotyczących branży transportowej, że faktury wystawiane przez polskiego nabywcę w imieniu i na rzecz zagranicznego kontrahenta w ramach samofakturowania (art. 106d ust. 1 ustawy o VAT) nie muszą być procesowane w KSeF, jeżeli kontrahent nie posługuje się w danej transakcji polskim numerem NIP – nawet jeśli formalnie taki NIP posiada.
Podobnie sytuacja wygląda, gdy podmiot zagraniczny nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (Fixed Establishment) uczestniczącego w danej operacji. Wówczas nie ciąży na nim ani obowiązek wystawiania faktur w KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT), ani ich odbierania przez platformę ministerialną (art. 106gb ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT). W takich przypadkach fakturę przekazuje się w sposób uzgodniony z kontrahentem (np. w formacie PDF z kodem QR).
Ustalenie stałego miejsca prowadzenia działalności (FE) - klucz do obowiązków KSeF
Zanim ocenisz, czy transakcja z zagranicznym kontrahentem podlega pod KSeF, kluczowe jest ustalenie, czy posiada on w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (Fixed Establishment – FE). To pojęcie – zdefiniowane w art. 11 rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 – wymaga łącznego zaistnienia odpowiedniego zaplecza personalnego i technicznego charakteryzującego się stałością i zdolnością do samodzielnej realizacji świadczeń.
Sądy administracyjne oraz Trybunał Sprawiedliwości UE (m.in. w sprawach Berlin Chemie C-333/20 oraz Cabot Plastics C-232/22) konsekwentnie podkreślają, że:
-
sama rejestracja podmiotu zagranicznego do polskiego VAT / VAT-UE,
-
ani posiadanie w Polsce powiązanej kapitałowo spółki zależnej (np. pełniącej rolę centrum logistycznego lub produkcyjnego),
nie tworzą automatycznie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Niezbędna jest bezpośrednia kontrola i dysponowanie zasobami ludzkimi i technicznymi na terytorium kraju.
W praktyce oznacza to, że zagraniczna spółka dokonująca dostaw towarów lub świadczenia usług na terytorium Polski, która nie utrzymuje w kraju własnego personelu ani infrastruktury technicznej, nie podlega obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF na podstawie art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT. Faktury w takich relacjach wystawia się i doręcza poza systemem ustrukturyzowanym (np. w pliku PDF).
Nadzór księgowy nad dokumentacją faktur zagranicznych
Błędna kwalifikacja faktury zagranicznej rodzi bezpośrednie ryzyka w podatku VAT oraz podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) – w tym w obszarze importu usług oraz podatku u źródła (WHT). Systemy analityczne Krajowej Administracji Skarbowej automatycznie zestawiają dane z deklaracji transgranicznych i plików JPK, o czym piszemy szerzej w artykule Jak KAS typuje firmy do kontroli skarbowej. Dlatego każdy dział finansowo-księgowy powinien wdrożyć przejrzystą procedurę weryfikacji dokumentów od kontrahentów z UE oraz państw trzecich.
Każdy dokument źródłowy – w tym faktura zagraniczna wystawiona i doręczona poza KSeF – musi spełniać kryteria dowodu księgowego określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości (m.in. jednoznaczna identyfikacja stron, opis i wartość operacji oraz data zdarzenia).
Rekomendujemy wprowadzenie stałej listy kontrolnej przed zaksięgowaniem faktury transgranicznej:
-
Weryfikacja umowy o samofakturowanie (self-billing): badanie ważności porozumienia w trybie art. 106d ust. 1 ustawy o VAT.
-
Identyfikator podatkowy w transakcji: weryfikacja, czy kontrahent zagraniczny posłużył się numerem NIP, numerem VAT-UE czy identyfikatorem z kraju trzeciego.
-
Status stałego miejsca prowadzenia działalności (FE): ocena, czy kontrahent posiada w Polsce zaplecze osobowo-techniczne uczestniczące w danej operacji.
Pisaliśmy o pierwszych błędach małych firm po starcie systemu w artykule KSeF działa od kwietnia - właśnie teraz wychodzą pierwsze błędy małych firm.
Skontaktuj się z Kancelarią Piskorek
Rozliczasz faktury od kontrahentów zagranicznych i nie masz pewności, czy podlegają KSeF?
Zadzwoń, sprawdzimy status Twojego kontrahenta i procedury księgowe razem: tel. 81 710 80 50 lub biuro@piskorektax.pl.
Autor artykułu
