Faktura wystawiona poza KSeF - czy nadal można odliczyć VAT?
Twój dostawca przysłał fakturę mailem jako PDF, mimo że po wejściu w życie obowiązkowego KSeF dla sektorów MŚP (od kwietnia 2026 r.) powinien wystawić ją w Krajowym Systemie e-Faktur? Pierwsza myśl: czy stracisz prawo do odliczenia VAT z takiego dokumentu? Nie - co jednoznacznie potwierdza Dyrektor KIS w interpretacjach indywidualnych dotyczących błędów technicznych i operacyjnych po stronie kontrahentów.
Katalog sytuacji, w których organ podatkowy może odmówić nabywcy prawa do odliczenia VAT, jest zamknięty i wynika wprost z art. 88 ustawy o VAT. Uchybienie dostawcy polegające na pominięciu platformy KSeF i wystawieniu faktury w formie tradycyjnej (np. pliku PDF) nie znajduje się na tej liście - to naruszenie przepisów obciążające wyłącznie wystawcę, a nie odbiorcę towaru lub usługi.
Stanowisko to znajduje bezpośrednie oparcie w rozstrzygnięciach Dyrektora KIS: w sytuacji, gdy dostawca mimo obowiązku wyemitował dokument poza KSeF, prawo do odliczenia VAT po stronie nabywcy powstaje na zasadach ogólnych - w dacie faktycznego otrzymania tego dokumentu. Nabywca nie musi wstrzymywać odliczenia ani czekać, aż kontrahent z opóźnieniem wprowadzi fakturę do KSeF i wygeneruje numer systemowy.
Błędne oznaczenia w JPK_V7M - najczęstsza pułapka po wdrożeniu KSeF
Drugi błąd, który obserwujemy w praktyce, nie dotyczy samego prawa do odliczenia, lecz sposobu ujęcia faktury papierowej lub elektronicznej (PDF) w ewidencji VAT.
Pytanie spółki logistycznej dotyczyło sytuacji, w której polski dostawca - mimo obowiązku - najpierw przesłał fakturę w formacie PDF, a dopiero z opóźnieniem wprowadził ją do KSeF. Wątpliwość budził fakt, czy wniesienie faktury do KSeF przez kontrahenta w późniejszym terminie rodzi po stronie nabywcy obowiązek korekty wcześniej złożonego pliku JPK_V7M.
Dyrektor KIS wyjaśnił, że ujęcie faktury papierowej lub elektronicznej (PDF) w ewidencji VAT w dacie jej faktycznego otrzymania jest prawidłowe. Jeśli dokument spełniał wymogi formalne i materialne do odliczenia VAT naliczonego, to późniejsze przesłanie tej samej faktury do KSeF przez dostawcę i nadanie jej numeru systemowego nie obliguje nabywcy do wstecznej korekty JPK_V7M.
Prawdziwym ryzykiem dla małych i średnich przedsiębiorstw jest zatem całkowite pominięcie dokumentu w danym miesiącu lub błędne wykazanie danych kontrahenta - a nie brak numeru KSeF na fakturze otrzymanej poza systemem w okresie przejściowym.
Kto naprawdę musi wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF
Obowiązek fakturowania w KSeF dotyczy nie tylko firm zarejestrowanych w Polsce. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 lit. b ustawy o VAT obejmuje on również podatników posiadających siedzibę za granicą, ale dysponujących w Polsce stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej (FE) - o ile to stałe miejsce uczestniczy w danej transakcji.
Wyobraźmy sobie zagraniczną spółkę produkcyjną, która posiada w Polsce magazyn, zatrudnia lokalny zespół i przy udziale tej polskiej infrastruktury realizuje oraz negocjuje dostawy dla krajowych odbiorców. Zarząd może błędnie założyć, że z uwagi na zagraniczną siedzibę obowiązek KSeF jej nie dotyczy - a to prosta droga do wystawiania faktur z naruszeniem przepisów.
Konsekwencje takiego błędu obciążają wyłącznie wystawcę. Kara pieniężna z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT grozi zagranicznej firmie, która mimo obowiązku wystawiła fakturę z pominięciem KSeF - a nie jej polskiemu kontrahentowi. Zasady ustalania uczestnictwa stałego miejsca prowadzenia działalności w transakcjach były przedmiotem licznych wyjaśnień i interpretacji organów podatkowych, dlatego jeśli Twoja firma posiada w Polsce oddział, magazyn lub zaplecze osobowo-techniczne, warto zweryfikować status transakcji, zanim zrobi to urząd.
Zanim zrobi to urząd skarbowy - jak samodzielnie przeprowadzić przegląd KSeF
Najlepszy moment na przegląd to teraz - zanim urząd wybierze Twoją firmę do czynności sprawdzających. Rekomendujemy prosty schemat kontrolny, który zapewni pełne bezpieczeństwo rozliczeń:
- Przegląd faktur zakupowych otrzymanych poza KSeF - upewnij się, że dokumenty w formie papierowej lub PDF zostały prawidłowo wprowadzone do ewidencji VAT w dacie ich faktycznego otrzymania oraz ujęte w odpowiednim okresie sprawozdawczym pliku JPK_V7M.
- Weryfikacja kontrahentów zagranicznych z polską infrastrukturą - sprawdź, czy podmioty zagraniczne posiadające w Polsce zaplecze magazynowe lub osobowo-techniczne faktycznie brały udział w transakcji ze swojego polskiego stałego miejsca prowadzenia działalności (FE), co obligowałoby je do fakturowania w KSeF.
- Kompletacja dokumentacji transakcyjnej - upewnij się, że posiadasz pełne potwierdzenia zamówień, płatności i odbioru towaru lub usługi. Brak wystawienia faktury w KSeF przez dostawcę nie pozbawia Cię prawa do odliczenia VAT, o ile transakcja faktycznie miała miejsce, jest powiązana z działalnością opodatkowaną i nie zachodzą przesłanki z art. 88 ustawy o VAT. Warto przy tej okazji wykonać szerszy przegląd w ramach nadzoru księgowego, gdyż luki w KSeF rzadko występują w izolacji od pozostałych obszarów ksiąg.
- Samodzielna korekta przed działaniem urzędu - jeśli w trakcie przeglądu zidentyfikujesz błędy w ewidencji lub rozliczeniu, złóż skorygowaną deklarację wraz z ewidencją na podstawie art. 81 § 1 Ordynacji podatkowej. Korekta dokonana z własnej inicjatywy, zanim organ wszcznie czynności lub kontrolę, skutecznie chroni przedsiębiorstwo przed sankcjami karno-skarbowymi.
Pisaliśmy już o tym, jak wygląda kontrola skarbowa faktur, w artykule „Bałagan w fakturach a kontrola skarbowa 2026” - warto połączyć oba przeglądy, bo dotyczą tej samej dokumentacji.
Skontaktuj się z Kancelarią Piskorek
Nie musisz samodzielnie prześwietlać setek faktur i porównywać oznaczeń w JPK - zrobimy to za Ciebie, zanim zrobi to urząd skarbowy.
Przeprowadzimy przegląd Twoich rozliczeń KSeF, wskażemy błędy do korekty i pomożemy przygotować dokumentację na wypadek wezwania. Zadzwoń: tel. 81 710 80 50 lub napisz na biuro@piskorektax.pl - odpowiemy tego samego dnia roboczego.
Autor artykułu
