Kto może wystawiać faktury w KSeF? Pełnomocnictwa, uprawnienia i odpowiedzialność biura rachunkowego

Kto naciska "wystaw" w KSeF - i czy wiesz, kto to jest?

Twoja księgowa loguje się do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF - centralny system do wystawiania faktur ustrukturyzowanych) z własnego certyfikatu i wystawia faktury w imieniu Twojej spółki. Pytanie, kto może wystawiać faktury w KSeF, nabiera więc zupełnie nowego znaczenia: czy ta osoba formalnie ma do tego prawo, czy działa na podstawie ustnej zgody sprzed dwóch lat?

To pytanie jest kluczowe, bo KSeF nie działa na zasadzie jednego wspólnego loginu do firmy. System wymaga precyzyjnego nadania uprawnień konkretnej osobie fizycznej lub podmiotowi - inaczej biuro rachunkowe wystawia faktury bez podstawy prawnej, a Ty jako zarząd odpowiadasz za bałagan, opisany szerzej w artykule KSeF a odpowiedzialność księgowego. Poniżej przedstawiono, jak wygląda system uprawnień w KSeF, jak poprawnie upoważnić biuro rachunkowe i kto ostatecznie odpowiada, gdy coś pójdzie nie tak.

Rodzaje uprawnień w KSeF - kto może wystawiać faktury, a kto tylko je przeglądać

KSeF rozróżnia kilka odrębnych kategorii uprawnień, nie jeden zbiorczy dostęp. Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, uprawnieniami są: nadawanie i odbieranie uprawnień innym osobom, wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych, wystawianie faktur przez nabywcę (samofakturowanie) oraz wystawianie faktur VAT RR ^[1].

Co to oznacza w praktyce? Fakt, że ktoś ma dostęp do przeglądania faktur, nie oznacza automatycznie, że może je wystawiać - to dwa osobne uprawnienia, które trzeba nadać oddzielnie.

Pierwotnym źródłem wszystkich uprawnień jest sam podatnik. Może on jednak wskazać osobę fizyczną, która otrzyma prawo do dalszego nadawania i odbierania uprawnień - czyli pełni funkcję administratora KSeF w firmie ^[1]. Taki administrator, zgodnie z § 3 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia, może następnie sam wskazywać kolejne osoby, na przykład pracowników biura rachunkowego. To właśnie ta ścieżka jest najczęściej wykorzystywana przy zlecaniu fakturowania na zewnątrz.

Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego w KSeF - jak nadać je poprawnie

Nadanie uprawnień biuru rachunkowemu może przebiegać dwiema ścieżkami, a wybór złej powoduje realne problemy operacyjne. Pierwsza, elektroniczna, polega na nadaniu uprawnień bezpośrednio w systemie za pomocą oprogramowania interfejsowego, po uwierzytelnieniu podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną lub profilem zaufanym, zgodnie z § 4 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia ^[1].

Druga ścieżka dotyczy sytuacji, gdy podatnik nie ma możliwości uwierzytelnienia się elektronicznie - wtedy uprawnienia nadaje się przez papierowe zawiadomienie ZAW-FA składane do naczelnika urzędu skarbowego, zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia ^[1].

Warto zapamiętać jeden szczegół z instrukcji do formularza ZAW-FA: przy tej ścieżce uprawnienia administratora może w danym momencie posiadać tylko jedna osoba fizyczna, a wskazanie kolejnej wymaga wcześniejszego formalnego odebrania uprawnień poprzedniej ^[1]. Jeśli więc rotujesz pracownika biura rachunkowego, a zapomnisz odebrać mu dostęp, formalnie nikt nowy nie może przejąć roli administratora do czasu uporządkowania tej kwestii. Uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, o których mowa w rozporządzeniu, wynikają z art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 oraz art. 106nh ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług ^[2] - dlatego zakres pełnomocnictwa dla biura powinien precyzyjnie wskazywać, czy obejmuje ono także te szczególne tryby fakturowania, a nie tylko standardowe wystawianie faktur.

Odpowiedzialność zarządu i księgowej za faktury wystawiane w KSeF

Nadanie uprawnień biuru rachunkowemu nie oznacza przekazania odpowiedzialności. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, także z tytułu nadzoru, nawet gdy powierzył te obowiązki innej osobie lub przedsiębiorcy za jej zgodą ^[3].

Co to oznacza dla Ciebie? Zarząd spółki pozostaje odpowiedzialny za rzetelność i poprawność dokumentacji księgowej, nawet jeśli faktycznie faktury w KSeF wystawia zewnętrzne biuro rachunkowe - powierzenie zadania nie zwalnia z obowiązku nadzoru nad tym, jak jest ono wykonywane.

Przykład ilustracyjny: w spółce z branży e-commerce była pracownica biura rachunkowego - mimo zakończenia współpracy - przez pół roku nadal miała aktywne uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF, bo nikt formalnie ich nie odebrał. Gdyby w tym czasie wystawiła błędną fakturę korygującą, to zarząd spółki - a nie była pracownica - musiałby tłumaczyć się przed urzędem skarbowym z niespójności w JPK_V7M (jednolity plik kontrolny dla VAT). To pokazuje, że brak bieżącego nadzoru nad listą uprawnionych osób jest realnym ryzykiem podatkowym, nie tylko formalnością.

Dobre praktyki nadzoru nad uprawnieniami w KSeF

Im więcej osób ma dostęp do wystawiania faktur w KSeF, tym większe ryzyko, że lista uprawnień przestanie odpowiadać rzeczywistości. Eksperci rekomendują trzy działania, które ograniczają to ryzyko.

• Kwartalny przegląd listy osób z aktywnymi uprawnieniami w KSeF, ze szczególnym uwzględnieniem byłych pracowników biura rachunkowego i osób po zmianie stanowiska.
• Pisemne określenie zakresu pełnomocnictwa dla biura rachunkowego - z wyraźnym wskazaniem, czy obejmuje ono samofakturowanie i faktury VAT RR, czy tylko standardowe wystawianie.
• Ustalenie procedury natychmiastowego odbierania uprawnień przy zakończeniu współpracy z biurem, zgodnie z mechanizmem opisanym w § 4 i § 5 rozporządzenia ^[1].

Przy zmianie dostawcy usług księgowych warto też zadbać o formalne przekazanie i odebranie uprawnień - kwestię tę opisano szerzej w artykule Zmiana biura rachunkowego - jak bezpiecznie przejąć księgowość klienta. Regularny przegląd uprawnień w KSeF to element szerszego procesu, o którym piszemy w artykule o tym, jak stały nadzór księgowy ogranicza ryzyko sporu z fiskusem. Uporządkowany system uprawnień w KSeF to nie biurokracja, tylko realna ochrona przed odpowiedzialnością za cudze błędy.

Skontaktuj się z Kancelarią Piskorek

Nie musisz samodzielnie ustalać, kto w Twojej firmie ma dziś aktywne uprawnienia w KSeF ani jak poprawnie upoważnić biuro rachunkowe - Kancelaria Piskorek zrobi to za Ciebie i wskaże, gdzie leży ryzyko. Skontaktuj się: biuro@piskorektax.pl lub tel. 81 710 80 50.

Przypisy

1. § 3, § 4, § 5, § 6 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2025 poz. 1815) ↩
2. art. 106nda, art. 106nf, art. 106nh ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2025 poz. 775, tekst jednolity) ↩
3. art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522, tekst jednolity) ↩

Opublikowano: 10 września, 2026