Obowiązkowy KSeF od 2027 roku - przypomnienie kluczowych terminów
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, za pośrednictwem którego przedsiębiorcy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Kluczowym wyzwaniem wdrożeniowym w przedsiębiorstwach jest zapewnienie ciągłości fakturowania w sytuacjach kryzysowych – takich jak utrata połączenia internetowego po stronie podatnika lub ogłoszenie niedostępności samego systemu centralnego.
Przepisy ustawy o VAT przewidują w tym zakresie dwie odrębne procedury awaryjne:
-
Niedostępność po stronie podatnika (tryb offline – art. 106nh ustawy o VAT): Gdy problem techniczny leży wewnątrz firmy (np. awaria łącza, usterka serwera ERP), podatnik wystawia faktury w formacie ustrukturyzowanym XML poza systemem, opatruje je kodem weryfikacyjnym QR (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT) i przekazuje nabywcy. Ma jednak bezwzględny obowiązek przesłania tych dokumentów do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia.
-
Awaria po stronie KSeF (tryb awaryjny – art. 106ne ustawy o VAT): W przypadku oficjalnego komunikatu Ministerstwa Finansów o awarii systemu w Biuletynie Informacji Publicznej, podatnik wystawia faktury offline z kodem QR, a termin na ich przesłanie do KSeF wynosi 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii wskazanego w BIP.
Zgodnie z art. 106na ust. 2 oraz art. 106ne ust. 2 ustawy o VAT, datą wystawienia faktury w obu tych trybach pozostaje data wskazana przez podatnika w dokumencie, pod warunkiem terminowego przesłania pliku do systemu centralnego po ustaniu przeszkody technicznej.
Harmonogram wdrożenia KSeF rozłożono na etapy:
-
1 lutego 2026 r. – najwięksi podatnicy (których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł),
-
1 kwietnia 2026 r. – pozostali czynni podatnicy podatku od towarów i usług,
-
1 stycznia 2027 r. – najmniejsze podmioty (podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 oraz wykonujący wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT).
Niezależnie od momentu objęcia obowiązkiem, dział księgowości i osoby nadzorujące obieg dokumentów muszą posiadać wdrożoną instrukcję operacyjną na wypadek problemów z transmisją danych. Przekroczenie ustawowych terminów dosłania dokumentów z trybu offline rodzi bezpośrednie ryzyko zakwestionowania prawidłowości ewidencji i nałożenia sankcji karnoskarbowych.
Tryb offline i awaria KSeF: jak nie stracić terminu na fakturę
Czy stracisz prawo do odliczenia VAT, gdy faktura nie trafi do KSeF?
Największe obawy przedsiębiorców budzi scenariusz, w którym kontrahent wystawia fakturę w trybie awaryjnym lub offline24, wydaje nabywcy jej wizualizację z kodem QR, a następnie – wskutek błędu organizacyjnego lub technicznego – zaniecha jej przesłania do KSeF. Kluczowe pytanie brzmi: czy nabywca traci wówczas prawo do odliczenia podatku naliczonego?
Kwestię tę jednoznacznie rozstrzygnął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji wydanej dla podatnika podlegającego obowiązkowemu fakturowaniu w KSeF [2]. Organ potwierdził, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynika bezpośrednio z art. 86 ust. 1 i ust. 2 ustawy o VAT i opiera się na materialnych przesłankach transakcji – jej rzeczywistym wykonaniu oraz związku z działalnością opodatkowaną nabywcy.
Katalog przesłanek negatywnych pozbawiających podatnika prawa do odliczenia, określony w art. 88 ustawy o VAT, ma charakter zamknięty i nie zawiera normy, która pozbawiałaby nabywcę prawa do odliczenia z powodu uchybienia przez wystawcę formalnemu obowiązkowi transmisji pliku do KSeF [2]. Oznacza to, że za błędy proceduralne i opóźnienia sprzedawcy sankcję w postaci kary pieniężnej z art. 106ni ustawy o VAT ponosi wyłącznie wystawca – organ nie może przenieść tych negatywnych konsekwencji na rzetelnego nabywcę.
Co istotne dla działów księgowych, organ potwierdził również, że w sytuacji gdy podatek naliczony został prawidłowo odliczony na podstawie otrzymanej wizualizacji faktury offline, a dokument ten po pewnym czasie wpłynie do jednostki drogą elektroniczną bezpośrednio z KSeF, spółka nie ma obowiązku korygowania dokonanego wcześniej rozliczenia ani przesuwania terminu ujęcia podatku w pliku JPK_V7 [2].
Wdrożenie tej zasady nakłada jednak na księgowość obowiązek ścisłej kontroli duplikatów: pobieranie dokumentów z KSeF w sposób zautomatyzowany wymaga każdorazowego uzgodnienia z rejestrem dokumentów wprowadzonych uprzednio poza systemem, aby wyeliminować ryzyko podwójnego zaliczenia tej samej kwoty podatku naliczonego.
Jak przygotować firmę na tryb offline - rekomendacje dla nadzoru księgowego
Awaria systemu centralnego lub utrata łączności internetowej w biurze nie muszą paraliżować bieżącej sprzedaży ani generować ryzyk karnoskarbowych, o ile jednostka posiada sformalizowaną procedurę postępowania kryzysowego. W praktyce doradczej rekomendujemy wdrożenie wewnętrznej instrukcji obiegu dokumentów, która eliminuje ryzyko przekroczenia ustawowych terminów i zabezpiecza pozycję dowodową podatnika przed organami KAS:
-
Monitoring komunikatów API i BIP Ministerstwa Finansów: Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za bieżącą weryfikację statusu KSeF oraz identyfikację, czy dana przerwa stanowi oficjalną awarię (art. 106ne ustawy o VAT), planowaną niedostępność techniczną (art. 106nh ustawy o VAT), czy lokalną awarię infrastruktury firmy (tryb offline24 z art. 106nda ustawy o VAT).
-
Ścisła ewidencja zdarzeń offline: Prowadzenie wewnętrznego rejestru każdego przypadku wystawienia faktury poza systemem, zawierającego dokładną datę i godzinę wygenerowania dokumentu, przyczynę braku transmisji oraz dane wystawcy.
-
Rygorystyczny termin dosyłu dokumentów: Wdrożenie zasady, zgodnie z którą przesłanie faktur wystawionych offline do KSeF traktowane jest priorytetowo – z bezwzględnym zachowaniem terminu upływającego w kolejnym dniu roboczym po dniu wystawienia (lub po ustaniu niedostępności), co wyklucza nałożenie kary pieniężnej na podstawie art. 106ni ustawy o VAT.
-
Procedura antyduplikatowa w dziale zakupów: Bieżące uzgadnianie faktur zakupowych otrzymanych w formie wizualizacji z kodem QR z dokumentami spływającymi z KSeF po wznowieniu transmisji przez kontrahenta, co zabezpiecza przed zakwestionowaniem rozliczeń z tytułu podwójnego ujęcia podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 i 2 ustawy o VAT).
-
Archiwizacja logów technicznych: Przechowywanie dokumentów offline wraz z dowodami braku łączności (raporty błędów API, logi serwera ERP, potwierdzenia zgłoszeń do dostawcy internetu). Zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, dane te stanowią bezpośredni dowód dochowania należytej staranności w toku ewentualnego postępowania sprawdzającego lub kontroli celno-skarbowej.
Sformalizowany nadzór księgowy, który łączy bieżące dekretowanie dokumentów z procedurami zarządzania ryzykiem systemowym KSeF, stanowi najskuteczniejszą ochronę zarządu przed sankcjami finansowymi i odpowiedzialnością z Kodeksu karnego skarbowego.
Skontaktuj się z Kancelarią Piskorek
Nie czekaj na pierwszą awarię KSeF, żeby przekonać się, że Twoja firma nie ma procedury na taką sytuację. Pomożemy Ci wdrożyć zasady postępowania w trybie offline, zweryfikować dokumenty od kontrahentów i przygotować dział księgowości na obowiązkowy KSeF. Zadzwoń pod numer 81 710 80 50 albo napisz na biuro@piskorektax.pl - wspólnie ustawimy procedury, zanim staną się problemem.
Przypisy
Autor artykułu
