Czy przejęcie księgowości w trakcie roku jest w ogóle możliwe?
Klient dzwoni z prośbą o natychmiastowe przejęcie obsługi księgowej, a Ty zastanawiasz się, czy taka operacja w trakcie trwającego roku obrotowego jest prawnie dopuszczalna. Odpowiedź jest jednoznaczna: tak - przepisy nie wymagają oczekiwania na 1 stycznia.
Zmiana podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe w trakcie roku nie rodzi obowiązku zamykania ksiąg ani sporządzania śródrocznego sprawozdania finansowego - katalog sytuacji wymuszających zamknięcie ksiąg z art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości ma charakter zamknięty i nie obejmuje zmiany usługodawcy.
Fundamentem prawidłowego transferu jest zachowanie zasady ciągłości (art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości) oraz ścisła zgodność z przyjętą przez spółkę polityką rachunkowości, którą jednostka ma obowiązek posiadać w formie pisemnej dokumentacji zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości.
Sam proces bezpiecznego przejęcia księgowości opisaliśmy krok po kroku w artykule o przejęciu księgowości po poprzednim biurze rachunkowym.
Co musi znaleźć się w protokole przekazania dokumentacji księgowej
Bez sporządzenia szczegółowego protokołu zdawczo-odbiorczego przejęcie księgowości w trakcie roku obrotowego staje się źródłem poważnych ryzyk dowodowych i podatkowych. Dokument ten musi precyzyjnie identyfikować stan przekazywanych zbiorów, obejmując:
- Komplet dowodów i ksiąg rachunkowych: dzienniki, księgę główną, księgi pomocnicze oraz pliki JPK_KR za okres od początku roku obrotowego do dnia przekazania.
- Zestawienie obrotów i sald (obrotówkę): zamknięte i uzgodnione salda kont bilansowych i wynikowych na ostatni dzień okresu rozliczeniowego obsługiwanego przez poprzednika.
- Ewidencje środków trwałych oraz WNiP: tabelę amortyzacyjną ze wskazaniem wartości początkowej, dotychczasowego umorzenia, zastosowanych stawek i ewentualnych odpisów aktualizujących.
- Dokumentację podatkową i pracowniczą: rejestry i pliki JPK_V7, deklaracje ZUS DRA, ewidencję czasu pracy, karty wynagrodzeń oraz akta osobowe pracowników.
Obowiązek należytego zabezpieczenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji księgowej wynika wprost z art. 71 ustawy o rachunkowości. Zanim nowe biuro podpisze protokół, powinno przeprowadzić wstępny audyt ciągłości zapisów (art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości) - to jedyny skuteczny sposób na wykazanie, że ewentualne nieprawidłowości powstały w okresie zarządzania dokumentacją przez poprzedniego usługodawcę, co chroni przed zarzutami na gruncie art. 77 ustawy o rachunkowości oraz art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego.
Konsekwencje zaniedbań ilustruje sytuacja spółki handlowej zmieniającej obsługę w październiku bez weryfikacji tabeli środków trwałych: po trzech miesiącach kontrola skarbowa ujawnia zawyżenie kosztów amortyzacji wynikające z błędnie ustalonej wartości początkowej maszyn. Bez precyzyjnego protokołu rozgraniczającego stan ewidencji na dzień przejęcia, zarząd i nowe biuro stają w obliczu bezpośredniego sporu o odpowiedzialność za zaległości podatkowe.
Odpowiedzialność nowego biura za wcześniejsze zapisy księgowe
Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, ustawowa odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości oraz nadzór nad prawidłowością prowadzenia ksiąg spoczywa na kierowniku jednostki - nawet wówczas, gdy prowadzenie ewidencji powierzono zewnętrznemu przedsiębiorcy na podstawie pisemnej umowy.
Nowe biuro rachunkowe przyjmuje na siebie odpowiedzialność kontraktową oraz karnoskarbową (art. 9 § 3 KKS) wyłącznie w granicach faktycznie powierzonego zakresu czynności i od momentu formalnego objęcia dokumentacji, pod warunkiem że umowa o obsługę nie nakłada na nie obowiązku wstecznego audytu i korygowania zapisów dokonanych przez poprzedniego usługodawcę. Zapisy i rozliczenia podatkowe za okresy poprzedzające dzień przekazania ksiąg podlegają ocenie na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, który stanowi kluczowy dowód rozgraniczający odpowiedzialność cywilną między dotychczasowym a nowym podmiotem prowadzącym księgi.
W naszej praktyce audyt wstępny i pisemne potwierdzenie stanu ksiąg to podstawa - bez tego trudno udowodnić, kto odpowiada za konkretny błąd.
Więcej o samej procedurze krok po kroku pisaliśmy w artykule „Zmiana biura rachunkowego krok po kroku [2026]”. Zadzwoń pod 81 710 80 50 lub napisz na biuro@piskorektax.pl - przeprowadzimy audyt wstępny razem z Tobą i zadbamy, żeby cudze błędy nie stały się Twoim problemem.
Autor artykułu
