S24 czy PRS - jak założyć spółkę w pełni elektronicznym KRS w 2026 roku?

Koniec wniosków papierowych - rejestracja spółki wyłącznie w formie elektronicznej

Jeszcze kilka lat temu przedsiębiorca mógł zanieść do sądu rejestrowego stos papierowych dokumentów i czekać w kolejce. Dziś taka droga po prostu nie istnieje. Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym stanowi wprost, że "wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego" na podstawie art. 19 ust. 2d ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym ^[1].

Co to oznacza w praktyce? Jeśli planujesz rejestrację spółki w 2026 roku, nie masz wyboru między formą papierową a elektroniczną - masz wybór między dwiema ścieżkami elektronicznymi. Pierwsza to system S24, oparty na gotowym wzorcu umowy. Druga to Portal Rejestrów Sądowych (PRS), łączony z aktem notarialnym. Odpowiadamy na pytanie, które dziś zadaje sobie każdy początkujący przedsiębiorca: S24 czy PRS?

W tym artykule pokazujemy, jak założyć spółkę każdą z tych dróg, ile to kosztuje, ile trwa i które rozwiązanie pasuje do Twojego modelu biznesowego. Niezależnie od tego, czy planujesz prostą strukturę, czy potrzebujesz elastyczności w umowie - podejmij tę decyzję świadomie. Błąd na starcie potrafi kosztować Cię miesiące i tysiące złotych.

S24 - najszybsza rejestracja spółki na gotowym wzorcu umowy

System S24 działa na zasadzie sztywnego formularza. Zgodnie z art. 157¹ § 1 Kodeksu spółek handlowych zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może nastąpić przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Wzorzec to - jak definiuje art. 4 § 1 pkt 12 KSH - gotowy szablon, w którym wybierasz warianty poszczególnych zapisów, a nie tworzysz treści od zera ^[2].

Mówiąc prościej: nie negocjujesz z notariuszem indywidualnych zapisów umowy - wypełniasz formularz i podpisujesz go elektronicznie. To rozwiązanie ma jedno poważne ograniczenie. Art. 158 § 1¹ Kodeksu spółek handlowych stanowi, że w przypadku zawarcia umowy spółki przy wykorzystaniu wzorca wkład wspólnika na pokrycie kapitału zakładowego może być wyłącznie pieniężny ^[2]. Nie wniesiesz więc aportem nieruchomości, samochodu ani know-how - tylko gotówkę.

Opłata sądowa za wniosek wynosi 250 zł, do której należy doliczyć opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 100 zł (łącznie 350 zł). Czas oczekiwania jest rekordowo krótki - art. 20a ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym nakazuje sądowi rozpoznać wniosek o wpis spółki zawartej przy wykorzystaniu wzorca w terminie jednego dnia od wpływu do sądu ^[1]. W praktyce oznacza to realnie 1-3 dni robocze.

Jest jednak haczyk podatkowy. Sąd nie pobiera za Ciebie podatku od czynności cywilnoprawnych - spółka musi samodzielnie złożyć deklarację PCC-3 i zapłacić podatek w urzędzie skarbowym w terminie 14 dni od zawarcia umowy na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych. To jeden z najczęstszych błędów, jakie widzimy przy zakładaniu spółek przez S24 - szerzej opisujemy je w tekście 10 błędów przy rejestracji spółki online w S24.

Warto też pamiętać, że S24 to droga jednokierunkowa: gdy raz zmienisz umowę u notariusza, tracisz możliwość dalszego dokonywania zmian przez system S24 - o tym, czy to się opłaca, piszemy w tekście Umowa spółki z S24: czy warto?

PRS i notariusz - elastyczna rejestracja spółki dla wspólników z indywidualnymi ustaleniami

Druga ścieżka wygląda inaczej, choć finalnie też jest w pełni elektroniczna. Umowę spółki sporządza notariusz w formie aktu notarialnego - zgodnie z art. 157 § 1 Kodeksu spółek handlowych umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Sam akt trafia do elektronicznego Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN), a wniosek o wpis do KRS wspólnicy, zarząd lub pełnomocnik składają elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych.

Co to oznacza dla Ciebie? Zyskujesz pełną swobodę kształtowania treści umowy. Możesz wprowadzić uprzywilejowanie niektórych udziałów, prawo weta dla konkretnego wspólnika, wymóg zgody rady nadzorczej na określone czynności czy zakaz konkurencji. Notariusz dopasuje zapisy do Twojej sytuacji biznesowej, zamiast Cię ograniczać do gotowych wariantów.

Kluczowa różnica dotyczy też wkładów. Art. 158 Kodeksu spółek handlowych pozwala na wniesienie wkładu niepieniężnego, czyli aportu - pod warunkiem szczegółowego określenia w umowie przedmiotu wkładu, wspólnika wnoszącego aport oraz liczby i wartości obejmowanych w zamian udziałów. To istotne dla przedsięwzięć inwestycyjnych, w których jeden ze wspólników wnosi do spółki majątek, a nie gotówkę. Tego rodzaju operacja - złożona strukturalnie i podatkowo - jest możliwa wyłącznie w trybie notarialnym. Wkłady wnoszone przy wykorzystaniu wzorca umowy mogą być bowiem wyłącznie pieniężne (art. 158 § 1¹ KSH), więc system S24 nie obsłuży takiej transakcji.

S24 czy PRS - tabela porównawcza kluczowych parametrów rejestracji spółki

Skoro znasz już mechanikę obu ścieżek, zestawmy je obok siebie - w praktyce różnice widać najlepiej w liczbach.

Ustawowy termin rozpoznania zwykłego wniosku o wpis wynosi 7 dni od wpływu do sądu na podstawie art. 20a ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym ^[1], jednak przy obciążeniu wydziałów gospodarczych KRS rejestracja przez PRS w praktyce trwa dłużej. To realny koszt czasu, który warto uwzględnić w harmonogramie inwestycji.

Obowiązki po wpisie do KRS - e-Doręczenia, CRBR i podpis elektroniczny

Niezależnie od tego, którą ścieżkę wybierzesz, wpis do KRS to dopiero początek formalności. Pierwszy obowiązek dotyczy adresu do e-Doręczeń - podmiot niepubliczny wpisywany do rejestru przedsiębiorców KRS musi wskazać go przy wniosku o wpis do KRS albo złożyć wniosek o jego utworzenie.

Drugi obowiązek to zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Dla Ciebie to znaczy, że zegar zaczyna tykać w dniu wpisu spółki do KRS - masz na to 14 dni (z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy). Kary za brak zgłoszenia lub zgłoszenie danych niezgodnych ze stanem faktycznym są bardzo dotkliwe finansowo (sięgają do 1 mln zł), więc warto bezwzględnie dopilnować tego terminu.

Trzeci wymóg dotyczy podpisu elektronicznego. Dokumenty i wnioski w S24 oraz wnioski w PRS wymagają użycia Profilu Zaufanego, podpisu osobistego (e-dowód) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zgodnie z art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej. Bez odpowiedniego podpisu elektronicznego żaden wniosek po prostu nie zostanie skutecznie wysłany w systemie.

S24 czy PRS - co wybrać w zależności od modelu biznesowego?

Nasi eksperci rekomendują S24 tam, gdzie projekt jest prosty - dwóch wspólników z podziałem 50/50 albo jeden założyciel, kapitał wnoszony wyłącznie w gotówce i brak potrzeby niestandardowych zapisów o głosowaniu czy uprzywilejowaniu udziałów. Liczy się wtedy czas i niski koszt startu, a 350 zł opłat rejestrowych (250 zł opłaty sądowej + 100 zł za MSiG) oraz 1-3 dni oczekiwania trudno przebić jakąkolwiek inną ścieżką.

PRS i notariusz to wybór, gdy w grze są inwestorzy zewnętrzni, niestandardowy podział zysków lub głosów, albo gdy planujesz wnieść do spółki majątek niepieniężny (aport). W takich przypadkach elastyczność umowy jest ważniejsza niż tempo rejestracji, a opłata sądowa i za ogłoszenie w MSiG (łącznie 600 zł) oraz taksa notarialna to inwestycja w bezpieczeństwo relacji między wspólnikami na lata.

Pomagamy klientom w Lublinie i całym kraju wybrać właściwą ścieżkę jeszcze przed podpisaniem pierwszego dokumentu - o naszej ofercie piszemy też w artykule Zakładanie spółek Lublin.

S24 czy PRS - najczęstsze pytania o rejestrację spółki

Czy da się zmienić umowę spółki z S24 na zapisy negocjowane u notariusza?

Tak, ale jest to droga jednokierunkowa - gdy zmienisz umowę u notariusza, tracisz możliwość dalszego dokonywania zmian przy wykorzystaniu wzorców w systemie S24.

Ile kosztuje założenie spółki przez S24, a ile przez PRS?

Rejestracja przez S24 to koszt 350 zł (250 zł opłaty sądowej + 100 zł za ogłoszenie w MSiG) i brak taksy notarialnej. Rejestracja przez PRS z aktem notarialnym to 600 zł (500 zł opłaty sądowej + 100 zł za MSiG) plus taksa notarialna zależna od wysokości kapitału zakładowego.

Czy do rejestracji spółki w PRS zawsze potrzebny jest notariusz?

Tak - umowa spółki z o.o. zawierana poza wzorcem S24 wymaga formy aktu notarialnego. Akt trafia do repozytorium CREWAN, a wniosek o wpis do KRS wspólnicy, zarząd lub ich pełnomocnik składają elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych.

Jak długo trwa rejestracja spółki w KRS w 2026 roku?

Wniosek złożony przez S24 sąd powinien rozpoznać w ciągu jednego dnia (art. 20a ust. 2 ustawy o KRS), co w praktyce oznacza 1-3 dni robocze. Wniosek składany przez PRS podlega 7-dniowemu terminowi ustawowemu, ale przy obciążeniu wydziałów gospodarczych realnie trwa 1-3 tygodnie.

Czy w systemie S24 można wnieść do spółki aport zamiast gotówki?

Nie - zgodnie z art. 158 § 1¹ Kodeksu spółek handlowych przy zawarciu umowy spółki z o.o. przy wykorzystaniu wzorca wkład wspólnika na pokrycie kapitału zakładowego może być wyłącznie pieniężny. Wniesienie aportu wymaga umowy sporządzonej w formie aktu notarialnego i rejestracji przez PRS.

Skontaktuj się z Kancelarią Piskorek

Wybór między S24 a PRS to decyzja, którą podejmuje się raz - zmiana umowy zawartej przez wzorzec zamyka drogę powrotną do uproszczonej ścieżki. Zanim podpiszesz cokolwiek, pozwól nam sprawdzić, czy Twój model biznesowy pasuje do sztywnego wzorca, czy wymaga indywidualnych zapisów u notariusza.

• Analiza struktury wspólników i doboru optymalnej ścieżki rejestracji spółki
• Przygotowanie i weryfikacja umowy spółki - zarówno w S24, jak i przy akcie notarialnym
• Rozliczenie PCC-3, zgłoszenie do CRBR i konfiguracja adresu do e-Doręczeń po wpisie do KRS

Zadzwoń pod numer 81 710 80 50 lub napisz na biuro@piskorektax.pl - przeprowadzimy Cię przez cały proces, żebyś mógł skupić się na biznesie, nie na formalnościach.

Przypisy

1. ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 869) ↩
2. ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 18) ↩

Opublikowano: 20 lipca, 2026