Ewidencja czasu pracy kierowców a wynagrodzenie - jak uniknąć błędów na liście płac

Co wchodzi w skład czasu pracy kierowcy i jego wynagrodzenia

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy w firmie transportowej może zakończyć się nakazem wypłaty zaległego wynagrodzenia kierowcy za kilkanaście miesięcy wstecz - i to z odsetkami. Najczęstszy powód? Lista płac uwzględnia tylko czas jazdy, a pomija inne czynności zawodowe kierowcy.

Zgodnie z art. 25 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców ewidencja czasu pracy obejmuje m.in. liczbę przepracowanych godzin, godziny pracy w porze nocnej, liczbę nadgodzin, dni wolne, a także liczbę godzin dyżuru ^[1]. Co to oznacza w praktyce? Czas pracy kierowcy to nie tylko prowadzenie pojazdu, ale też załadunek i rozładunek, obsługa codzienna pojazdu, formalności celne czy sporządzanie dokumentów przewozowych - wszystkie te czynności trzeba wykazać w ewidencji czasu pracy kierowców i opłacić.

Do czasu pracy dolicza się również przerwę wliczaną do czasu pracy na podstawie art. 134 Kodeksu pracy - jeżeli dobowy wymiar czasu pracy kierowcy wynosi co najmniej 6 godzin, przysługuje mu co najmniej 15-minutowa przerwa traktowana jak czas pracy. Pominięcie jej na liście płac to jeden z najczęstszych błędów kadrowych w transporcie, niezależnie od tego, czy dokumentacja pochodzi z tachografu pojazdu ciężarowego, czy z tachografu montowanego w busach do 3,5 tony.

Dyżur kierowcy a wynagrodzenie - czy trzeba za niego płacić

Wielu przedsiębiorców traktuje dyżur jako czas martwy, za który nic się nie należy - to błąd, który kosztuje przy kontroli ZUS lub sporze sądowym z kierowcą.

Dyżur to okres pozostawania w gotowości do pracy, bez jej faktycznego wykonywania. Formalnie nie jest czasem pracy, ale zgodnie z art. 9 ustawy o czasie pracy kierowców w określonych przypadkach nie może zostać zrekompensowany w inny sposób
niż wypłaceniem stosownego wynagrodzenia tj. w wysokości wynikającej
ze stawki osobistego zaszeregowania,  bądź w kwocie nie niższej niż 50%
wynagrodzenia, w zależności od rodzaju dyżuru ^[1]. 

Pominięcie dyżurów na liście płac kierowcy to jeden z najłatwiejszych do wykrycia błędów podczas kontroli - wystarczy porównanie ewidencji z wypłatami.

Nadgodziny i praca w porze nocnej w wynagrodzeniu kierowcy

Skoro dyżur wymaga osobnej pozycji na liście płac, to tym bardziej dotyczy to nadgodzin i pracy w nocy - a tu błędy zdarzają się nawet w firmach z rozbudowanym działem kadr.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców praca wykonywana ponad obowiązujące kierowcę normy czasu pracy stanowi pracę w godzinach nadliczbowych ^[1]. Co to oznacza w praktyce? Każda godzina jazdy lub innej pracy ponad dobowy albo tygodniowy wymiar czasu pracy musi zostać odnotowana w ewidencji i rozliczona z dodatkiem za nadgodziny, a przy pracy w ustalonym przez pracodawcę przedziale 8 godzin między 21:00 a 7:00 - także z dodatkiem nocnym.

Kluczowy błąd na liście płac polega na wliczaniu tych dodatków do minimalnego wynagrodzenia. Zgodnie z art. 6 ust. 5 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz dodatek za pracę w porze nocnej nie wchodzą w skład wynagrodzenia minimalnego. Oznacza to, że kierowca zarabiający stawkę minimalną musi otrzymać te dodatki ponad nią, a nie w jej ramach.

Delegowanie kierowców międzynarodowych - stawki minimalne państw UE

W transporcie międzynarodowym błąd na liście płac oznacza ryzyko podwójne: kontrole służb krajowych oraz kontrole służb zagranicznych w kraju delegowania.

Kierowca wykonujący przewóz uznany za delegowanie do celów dyrektywy 96/71/WE ma prawo do wynagrodzenia obliczonego według przepisów kraju przyjmującego za odcinki objęte delegowaniem. Zgodnie z art. 26i ustawy o czasie pracy kierowców wynagrodzenie takiego kierowcy może być wypłacane w dwóch ratach - pierwsza, w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę, do 10 dnia następnego miesiąca, druga, wyrównująca do pełnej stawki delegowania, do 21 dnia następnego miesiąca ^[1]. Co to oznacza w praktyce? Dział płac musi śledzić, przez które kraje faktycznie przejeżdżał kierowca, i dopłacić różnicę do stawki minimalnej danego państwa na podstawie danych z tachografu i dokumentów przewozowych.

Błędne ustalenie odcinków delegowania to częsty powód kar administracyjnych - ustawa o transporcie drogowym przewiduje karę pieniężną od 50 do 12 000 zł za naruszenie obowiązków lub warunków przewozu drogowego, nakładaną na przewoźnika ^[2].

Diety, ryczałty za nocleg i sanitariaty w wynagrodzeniu kierowcy

Diety i ryczałty to nie dodatek do wyboru pracodawcy - to często najbardziej sporny element listy płac, o czym przekonał się jeden z przewoźników krajowych w niedawnej interpretacji podatkowej.

Kierowcy wykonującemu krajowe przewozy drogowe w podróży służbowej przysługują należności ustalane na zasadach z art. 775 par. 3-5 Kodeksu pracy, zgodnie z art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców ^[1]. Dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży.

Poniższa interpretacja pokazuje, jak łatwo o błąd przy rozliczaniu ryczałtu za nocleg, mimo pozornie prawidłowej kwoty. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 10 czerwca 2026 r. uznał za nieprawidłowe stanowisko przewoźnika, który chciał wypłacać kierowcom zwolniony z PIT ryczałt za nocleg, mimo że odpoczynek dobowy odbierali oni w ciągu dnia, poza przedziałem 21:00-7:00 ^[3]. Organ wskazał, że zwolnienie podatkowe przysługuje wyłącznie wtedy, gdy spełnione są warunki rozporządzenia o podróżach służbowych - sama zgodność kwoty z limitem nie wystarczy. Wniosek dla przewoźników: ryczałt wypłacony przy odpoczynku odebranym w dzień trzeba opodatkować, inaczej płatnik naraża się na zaległość podatkową.

Osobną kategorią są sanitariaty dla kierowców międzynarodowych - koszty korzystania z urządzeń sanitarnych w trasie nie wchodzą do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zgodnie z art. 26g pkt 2 lit. d ustawy o czasie pracy kierowców ^[1].

Jak zapewnić zgodność ewidencji czasu pracy z listą płac

Skoro wiadomo już, ile elementów składa się na wynagrodzenie kierowcy, pozostaje pytanie praktyczne: jak to wszystko upilnować bez zatrudniania osobnego prawnika do każdej listy płac?

• Zestawiaj ewidencję czasu pracy z danymi z karty kierowcy i tachografu cyfrowego przed każdym naliczeniem wynagrodzenia, a nie po fakcie ^[1].
• Przechowuj ewidencję czasu pracy przez okres 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego ^[1].
• Udostępniaj ewidencję kierowcy na jego wniosek - to ustawowy obowiązek, którego brak sam w sobie stanowi naruszenie ^[1].
• Wyodrębniaj na liście płac osobne pozycje dla dyżurów, nadgodzin, dodatku nocnego i delegowania - suma w jednej kwocie utrudnia kontrolę i zwiększa ryzyko błędu.
• Licz się z karą pieniężną, której suma za naruszenia stwierdzone podczas jednej kontroli drogowej może wynieść nawet 12 000 zł, jeśli dokumentacja nie odpowiada rzeczywistości ^[2].

Rozbieżność między ewidencją a listą płac to jeden z pierwszych elementów, które sprawdza inspektor PIP. Więcej o konsekwencjach błędów w dokumentacji kierowców można przeczytać w artykule Kara za tachograf (56 dni). Jak chronić firmę przed ITD?.

Skontaktuj się z Kancelarią Piskorek

Nie musisz sam pilnować każdej zmiany w przepisach o czasie pracy kierowców - od tego jest kancelaria, która zna specyfikę branży TSL.

• Audyt zgodności ewidencji czasu pracy z listą płac w Twojej firmie transportowej
• Przygotowanie regulaminu wynagradzania kierowców zgodnego z ustawą o czasie pracy kierowców i przepisami o delegowaniu
• Wsparcie podczas kontroli PIP, ITD i ZUS oraz reprezentacja w sporach z kierowcami

Skontaktuj się z Kancelarią Piskorek: biuro@piskorektax.pl lub tel. 81 710 80 50 - kancelaria sprawdzi, czy Twoja lista płac wytrzyma kontrolę.

Przypisy

1. art. 9 ust. 5-6, art. 20 ust. 1, art. 21a, art. 25 ust. 2 i ust. 6, art. 26e ust. 1, art. 26g pkt 2 lit. d, art. 26i ustawy o czasie pracy kierowców - Obwieszczenie Marszałka Sejmu RP z dnia 27 marca 2026 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o czasie pracy kierowców (DU 2026 poz. 477) ↩
2. art. 92a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym - tekst jednolity (DU 2025 poz. 1490) ↩
3. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10.06.2026 r., 0112-KDIL2-1.4011.366.2026.1.KF ↩

Opublikowano: 24 lipca, 2026