Jest 2 listopada, a Ty myślisz o zmianie biura rachunkowego na koniec roku? Masz czas, żeby zrobić to czysto. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, nowe biuro otworzy księgi od 1 stycznia bilansem otwarcia i nie będzie musiało łatać zapisów w połowie okresu. Warunek jest jeden: stare księgi musisz najpierw porządnie domknąć.
Zmiana biura nie zdejmuje z Ciebie odpowiedzialności. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości za rachunkowość odpowiada kierownik jednostki, także gdy powierzył prowadzenie ksiąg firmie zewnętrznej [1].
Co to oznacza dla Twojej firmy? Jeśli księgi za rok kończący się w grudniu będą niekompletne, odpowiesz za to Ty. Biuro, które na piśmie przyjęło odpowiedzialność, odpowiada obok Ciebie, a nie zamiast Ciebie. Spisu z natury nie da się na nie przerzucić w ogóle. Dlatego zaplanuj przekazanie dokumentów z zapasem, zanim ruszą prace nad sprawozdaniem.
W Kancelarii Piskorek prowadzimy nadzór księgowy razem z doradztwem podatkowym i prawnym, więc przejmujemy księgi i od razu sprawdzamy ich skutki podatkowe. Samo zamknięcie roku wymaga jednak konkretnych dokumentów od odchodzącego biura.
Jakie dokumenty przekazać nowemu biuru rachunkowemu? Lista do odebrania
Załóżmy, że spółka handlowa z Lublina (np. z branży TSL, z pojazdami w środkach trwałych) zmienia biuro od 1 stycznia. Nowa księgowa dostaje tylko skoroszyt faktur. Po tygodniu okazuje się, że brakuje ewidencji środków trwałych i zasad amortyzacji. Żeby tak nie było, zażądaj od dotychczasowego biura kompletu:
- zapisów ksiąg rachunkowych (dziennik i konta księgi głównej) oraz zestawienia obrotów i sald,
- ewidencji środków trwałych z planem amortyzacji,
- dokumentów płacowych, czyli list płac i rozliczeń ZUS,
- deklaracji podatkowych (VAT, CIT lub PIT) wraz z potwierdzeniami złożenia,
- zakładowego planu kont i dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości.
Ostatni punkt łatwo pominąć. Art. 10 ustawy o rachunkowości nakazuje jednostce posiadać aktualną dokumentację opisującą przyjęte zasady, w tym zakładowy plan kont [2]. Bez niej nowe biuro nie wie, jak dotąd wyceniano zapasy czy rozliczano koszty. Może więc nieświadomie zmienić metody i złamać zasadę ciągłości.
Komplet dokumentów to dopiero połowa pracy. Musisz jeszcze sprawdzić, czy zgadzają się liczby.
Zamknięcie ksiąg i bilans otwarcia: jak przejść na nowy rok bez rozbieżności
Księgi starego roku zamyka zwykle dotychczasowe biuro, ale tylko wtedy, gdy przewiduje to umowa. Sprawdź więc, czy obejmuje ona zamknięcie roku, zanim ją rozwiążesz. Jednostka przeprowadza inwentaryzację w ustalonych terminach, a jej wyniki ujmuje w księgach roku, którego dotyczy. Spisy z natury, potwierdzenia sald i weryfikację należności zaplanuj więc tak, by ich wyniki trafiły do ksiąg starego roku.
Potem liczy się spójność. Bilans otwarcia to zestawienie sald na pierwszy dzień nowego roku. Te salda muszą zgadzać się z saldami zamknięcia poprzedniego roku. Nowe biuro powinno porównać każde konto z zestawieniem obrotów i sald i od razu zgłosić rozbieżności.
Spisz protokół przekazania z datą, listą dokumentów i podpisami obu biur oraz Twoim. Ułatwi on ustalenie, kto odpowiada za błędy sprzed zmiany, a kto za zapisy po niej. Zostaje pytanie, gdzie to wszystko będzie leżeć i co wpisać w nowej umowie.
Umowa z nowym biurem rachunkowym i przechowywanie dokumentacji
Księgi i dokumenty musisz przechowywać przez wymagane okresy, a przy zmianie biura ustalić, gdzie leżą archiwa. Art. 74 ustawy o rachunkowości określa te terminy, na przykład 5 lat dla ksiąg rachunkowych (art. 74 ust. 2 pkt 1). Liczy się je od początku roku następującego po roku, którego dokumenty dotyczą. Dokumenty płacowe mają własne okresy: karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przechowuje się przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat (art. 74 ust. 2 pkt 2). Dla celów podatkowych dokumenty trzymasz też do przedawnienia zobowiązań, co bywa dłużej.
W umowie z nowym biurem zapisz trzy rzeczy:
- dokładny zakres usług, w tym zamknięcie roku i sprawozdanie finansowe,
- Twój stały dostęp do dokumentów, także po wygaśnięciu umowy,
- odpowiedzialność biura za błędy (przyjętą na piśmie) i wymagane ubezpieczenie OC.
Dzięki temu nadzór księgowy nie urwie się nawet w pierwszych tygodniach stycznia.
O samym procesie pisaliśmy szerzej w artykule Zmiana biura rachunkowego krok po kroku [2026].
Skontaktuj się z Kancelarią Piskorek
Zmiana biura nie musi oznaczać nerwów przy zamykaniu roku. Przygotujemy listę dokumentów, sprawdzimy salda otwarcia i przeprowadzimy Cię przez przekazanie krok po kroku. Napisz na biuro@piskorektax.pl lub zadzwoń: tel. 81 710 80 50.
Przypisy
Autor artykułu
