Podpis kwalifikowany, zaufany i osobisty - co mówi ustawa o usługach zaufania

Zarząd podpisuje skan sprawozdania finansowego i wysyła go mailem do księgowej? Taki dokument jest bezskuteczny – Repozytorium Dokumentów Finansowych (KRS) odrzuci go automatycznie.

Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej (struktura logiczna XML) i opatruje wyłącznie jedną z trzech form:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym (w rozumieniu unijnego rozporządzenia eIDAS, zrównanym w skutkach prawnych z podpisem własnoręcznym na podstawie art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego),

  • podpisem zaufanym (art. 3 pkt 14 ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej),

  • podpisem osobistym w e-dowodzie (art. 3 pkt 14a ustawy o usługach zaufania w zw. z ustawą o dowodach osobistych) [1].

Zwykły skan podpisu naniesiony na plik PDF nie spełnia wymogów ustawowych i jest z mocy prawa wadliwy. Brak prawidłowo podpisanego sprawozdania uniemożliwia jego terminowe złożenie do KRS (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości), co naraża członków zarządu na wszczęcie postępowania przymuszającego przez sąd rejestrowy (art. 24 ustawy o KRS) oraz odpowiedzialność karną z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe i zgłoszenie do KRS

Zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator (art. 19e ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).

W praktyce oznacza to, że jeżeli PESEL członka zarządu nie figuruje w KRS (co często dotyczy cudzoziemców), system teleinformatyczny automatycznie zablokuje i odrzuci zgłoszenie. W takiej sytuacji nie składa się żadnych odrębnych wniosków o wzmiankę – zamiast tego zgłoszenia może dokonać pełnomocnik procesowy: adwokat lub radca prawny, którego numer PESEL został ujawniony w systemie teleinformatycznym właściwego samorządu zawodowego (art. 19e ust. 3a ustawy o KRS).

Zaniedbanie tego obowiązku rodzi dotkliwe skutki korporacyjne. Jeżeli spółka mimo wezwania sądu nie złoży sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, sąd rejestrowy wszczyna z urzędu postępowanie o rozwiązanie podmiotu bez przeprowadzania likwidacji na podstawie art. 25a ust. 1 pkt 4 ustawy o KRS, co prowadzi do wykreślenia spółki z rejestru.

Pełny harmonogram i procedurę zarządczą krok po kroku opisujemy w artykule o terminach zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Ten temat dotyczy Twojej firmy? Porozmawiajmy.biuro@piskorektax.pl

Zadzwoń: 81 710 80 50

Podpis elektroniczny w KSeF - kto i jak uwierzytelnia faktury

W Krajowym Systemie e-Faktur nie podpisujesz każdej faktury z osobna – kluczowe jest prawidłowe uwierzytelnienie sesji w systemie, które dla reprezentantów podmiotu odbywa się m.in. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub wygenerowanego uprzednio unikalnego tokenu autoryzacyjnego, zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług [2].

Mówiąc prościej: to nie pojedyncza faktura wymaga podpisu, lecz dostęp do bramki KSeF. Raz nadane i zweryfikowane w systemie uprawnienia pozwalają na wystawianie oraz przesyłanie dokumentów w sesji bez konieczności opatrywania każdego pliku XML odrębnym certyfikatem. Faktura staje się prawnie wystawiona w momencie przyjęcia jej przez system i nadania unikalnego numeru KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT).

Dla spółek kapitałowych i biur rachunkowych oznacza to konieczność wcześniejszego, formalnego uregulowania ról w systemie (w tym złożenia zawiadomienia ZAW-FA, jeżeli spółka nie dysponuje pieczęcią z NIP) oraz precyzyjnego nadania uprawnień dla każdego klienta z osobna. Szczegółową procedurę wyznaczania administratorów i nadawania dostępów omawiamy w artykule o pełnomocnictwach do wystawiania faktur w KSeF.

Skontaktuj się z Kancelarią Piskorek

Nie musisz samodzielnie ustalać, kto i jakim podpisem ma zatwierdzić sprawozdanie, zgłoszenie do KRS czy dostęp do KSeF - zrobimy to za Ciebie i dopilnujemy terminów. Zadzwoń pod numer 81 710 80 50 lub napisz na biuro@piskorektax.pl - sprawdzimy, czy Twoja firma ma wszystko poukładane.

Umów spotkanieMasz pytanie o podatki lub prawo w swojej firmie?Zajmiemy się prawem i podatkami - Ty skup się na biznesie. Zadzwoń albo napisz, odpowiadamy tego samego dnia roboczego.81 710 80 50biuro@piskorektax.pl

Przypisy

  1. art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1579) ↩
  2. art. 106nd ustawy o podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 775) ↩

Opublikowano: 5 października, 2026

Kategorie artykułów:
Najnowsze artykuły:
Powrót do Aktualności

Autor artykułu

Bartosz Soska

Bartosz Soska

Adwokat

Absolwent studiów prawniczych na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II oraz z zakresu prawa amerykańskiego Chicago-Kent College of Law (Illinois Institute of Technology), członek Izby Adwokackiej w Lublinie.

Specjalizuje się głównie w prawie karnym, ale zajmuje się także prawem autorskim, prawem nowych technologii oraz sporządzaniem umów dla klientów biznesowych, w tym związanych z ochroną danych (RODO, NDA).

Świadczy pomoc prawną zarówno dla oskarżonych, jak i pokrzywdzonych przestępstwem. Prowadzi sprawy wymagające strategicznego myślenia, zapewniając obronę, wsparcie i rzetelną analizę prawną na każdym etapie postępowania.

Pracuje także z klientami międzynarodowymi, udzielając porad prawnych w języku angielskim.

W swojej pracy skupia się na tym, aby jego działania były dla Klientów jak najbardziej zrozumiałe i transparentne, bo wierzy, że każda historia zasługuje na wysłuchanie.

Prywatnie mąż i ojciec, pasjonat literatury fantasy i języków – obecnie student studiów biblijnych na KUL, zgłębiający starożytne języki - grekę i hebrajski.