Co kończy się z okresem przejściowym i co to oznacza dla Twojej firmy
Od 2027 roku kończą się kolejne okresy przejściowe w KSeF. Według obecnych przepisów za błędy w fakturowaniu odpowiadasz wtedy już na zasadach ogólnych. Ministerstwo Finansów zapowiedziało wprawdzie przesunięcie kar o rok, ale to na razie projekt. Masz jeszcze czas, żeby przygotować firmę, i rekomendujemy zrobić to przed końcem roku.
Obowiązek faktur ustrukturyzowanych (wystawianych w KSeF w ustalonym formacie) wprowadziła ustawa z 16 czerwca 2023 r. Duże firmy (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r.) zaczęły od 1 lutego 2026 r., pozostałe od 1 kwietnia 2026 r. Drobni wystawcy, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie, mogą wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne do końca 2026 r.
Część przepisów zaczyna działać dopiero od 1 stycznia 2027 r. Art. 17 ustawy z 16 czerwca 2023 r. wskazuje, że art. 108a i art. 108g ustawy o VAT stosuje się do płatności dokonanych od tej daty. W praktyce oznacza to obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach między czynnymi podatnikami VAT, także w podzielonej płatności.
Jeśli korzystasz z limitu 10 000 zł, od 1 stycznia 2027 r. także Ty musisz wystawiać faktury w KSeF. Pisaliśmy o tym w artykule "KSeF od kiedy dla najmniejszych firm? Obowiązek od 1 stycznia 2027 i kto jeszcze może poczekać".
Nawet firma w pełni gotowa na KSeF może potknąć się o poprawianie błędnych faktur. Przyjrzyjmy się, jak to wygląda w praktyce.
Korekty faktur w KSeF: jak nie stracić odliczenia VAT
Od 1 lutego 2026 r. nabywca nie może już wystawiać not korygujących. Poprawianie błędów spadło więc na sprzedawcę. Część kontrahentów sięga po skrót: korektę "do zera" (anulowanie całej faktury) i wystawienie nowej.
Czy taki skrót jest bezpieczny dla Twojego odliczenia VAT? Odpowiedział na to Dyrektor KIS w interpretacji, którą warto znać. Wnioskodawca, spółka z sektora rolno-spożywczego, pytał o sytuację, w której kontrahenci poprawiali drobne błędy niedotyczące kwot. Organ ocenił taką praktykę jako nieprawidłową. Faktura korygująca ma poprawiać tylko te elementy, które tego wymagają (art. 106j ust. 1-2 ustawy o VAT). Skoro transakcja nie została anulowana, nie ma podstaw do korekty "do zera". Inaczej bywa np. wtedy, gdy fakturę wystawiono na niewłaściwego nabywcę.
Skutek dla Ciebie jako nabywcy jest taki: nie odliczysz VAT z nowej faktury, nie musisz ujmować korekty "do zera", a jeśli faktura pierwotna nie została jeszcze ujęta, rozliczasz właśnie ją. Ocena organu nie zależała od tego, czy faktury wystawiono w KSeF, czy poza nim.
Uporządkuj więc przed 2027 rokiem trzy rzeczy:
- zasady przyjmowania faktur korygujących w dziale księgowym,
- sposób oznaczania faktur pierwotnych i korekt w ewidencji,
- kontakt z kontrahentami, którzy poprawiają faktury metodą "do zera".
Podobny problem pojawia się, gdy faktura trafia do systemu przez pomyłkę.
Lista kontrolna na 2027 rok: pięć kroków do końca grudnia
Do końca grudnia masz czas na kilka konkretnych kroków i wszystkie wdrożysz bez zmiany całej księgowości.
- Integracja systemu księgowego z KSeF: sprawdź, czy program wysyła i pobiera faktury automatycznie oraz kto ma uprawnienia do systemu. Zasady opisaliśmy w artykule Kto może wystawiać faktury w KSeF? Pełnomocnictwa, uprawnienia i odpowiedzialność biura rachunkowego.
- Procedura awaryjna: spisz, co robić przy awarii systemu lub braku internetu. Szczegóły znajdziesz w artykule Tryb offline w KSeF: co robić przy awarii i braku internetu, żeby nie stracić terminu?.
- Obieg faktur korygujących: ustal, kto w firmie sprawdza korekty od kontrahentów (czy poprawiają tylko to, co trzeba, zgodnie z art. 106j ustawy o VAT) i jak ujmować je w ewidencji.
- Postępowanie przy omyłkowych wysyłkach: przygotuj instrukcję dokumentowania takich zdarzeń.
- Szkolenie: przeszkol osoby odpowiedzialne za rozliczenia, zanim w styczniu pojawi się pierwszy spór z kontrahentem.
Zostaw KSeF nam, a Ty skup się na biznesie
Zajmiemy się przeglądem Twoich procesów fakturowych: sprawdzimy integrację z KSeF i procedury korekt, a prawne i podatkowe pytania rozwiążemy w jednym miejscu. Napisz na biuro@piskorektax.pl lub zadzwoń: tel. 81 710 80 50.
Autor artykułu
